CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA IX, Y ÚLTIMA

LOS INFORMES (2)

Cuando me propuse explicar de una forma clarita, como se podía hacer una base de datos para almacenar las fotos que a todos se nos acumulan, no pensaba que iba hacer tantas entregas como si de un periodo de gestación se tratara (ésta ya es la novena). Pero soy de la opinión de los que creen que si quieres explicar algo a alguien, explícalo como a mí me gustaría que me lo explicasen, por eso pido disculpas si en algún momento he sido algo pesado, pero es que no conozco ninguna otra forma de explicar las cosas para que éstas las entienda todo el mundo que quiera seguirlas.

Dicho esto vamos a por la última parte de éste curso, tutorial o como quieras llamarlo. Lo primero de todo, como siempre, es abrir la base de datos “Datos fotográficos” (ya sabes cómo). Una vez abierta verás ante ti el menú principal y a la izquierda el Panel de exploración con todos los objetos que hasta ahora has creado, tal y como muestra la captura 1. Si al abrir la base de datos no vieras el menú principal, eso es que no has configurado la apertura de la base de datos para que se muestre. Para ver como se hace, y que cada vez que se abra la base de datos muestre el menú principal, pincha aquí para ver la entrega seis. Lo siguiente es que fijes tu atención en la Cinta de opciones y hagas clic en la ficha Crear. Dentro de las opciones que muestra esa ficha pon tu atención en el apartado Informes. Verás que en ese apartado hay un botón llamado Informe, captura 2. Para éste informe no vas a usar el asistente, créeme he hecho pruebas y los resultados no merecen la pena. Además, después de que el asistente terminara de hacer el informe, he tenido que estar un buen rato arreglando lo que el asistente no ha sabido hacer. Así es que para ese plan le digo a Access que me haga un informe tipo y después ya lo arreglaré en la vista diseño.

A continuación selecciona, en el Panel de exploración, el que tienes a la izquierda, la consulta en la que va a estar basado el informe, que es la consulta Distancia focal. Deberá quedar resaltada indicando que la tienes seleccionada, luego haz clic en el botón Informe que ves en la captura 2. En la pantalla te aparecerá un cuadro de diálogo en el que Access te pide que le teclees la distancia focal que deseas consultar. No te asustes que es normal, recuerda que el informe está basado en una consulta paramétrica, es decir, que cada vez que ejecutas la consulta, o cualquier objeto basado en esa consulta, Access te va a pedir que le introduzcas el parámetro que le falta para ejecutarla. Simplemente haz clic en Aceptar para que Access te muestre en unos segundos el informe terminado tal y como puedes ver en la captura 3. Evidentemente la distribución de los datos del informe no es la ideal, por eso haz clic el botón Vista diseño que está en la Cinta de opciones, para pasar a la ventana de diseño de informes. 

 A partir de ahora deberás recolocar los campos y las etiquetas tal y como hiciste en la creación de formularios, en entregas anteriores. Ya sé que es un pelín tedioso todo eso, pero créeme que después el informe terminado será muy chulo, solo es cuestión de tener paciencia. De todos modos si quieres usar el asistente para crearte el informe puedes hacerlo, pero te garantizo que también vas a tener que modificar el diseño del informe que el asistente te entrega. Una vez que el informe lo tengamos en la vista diseño, le iremos trabajando de la misma manera que hiciste cuando se crearon los formularios, y poco a poco, y con paciencia, conseguiremos un informe adaptado a tus necesidades poniendo los campos en la zona del informe que más te guste. Recuerda que la finalidad del informe es mostrar los resultados impresos, no en pantalla. Para eso ya están los formularios. Después de trabajarlo un poco, el informe que yo he creado tiene el aspecto que puedes ver en la captura 4. Si quieres puedes usar la distribución del informe de la captura 4, para guiarte en la creación del tuyo.

Como puedes comprobar el aspecto del informe ha mejorado bastante, aunque tiene una apariencia un tanto rara debido a que no hay ninguna información introducida en la base de datos. 

Antes de continuar un par de cosillas: 1º Cuando se crea un informe de ésta forma, Access establece una relación entre la etiqueta del campo y el campo, de tal manera que, en vista diseño, cuando intentamos mover o redimensionar por separado la etiqueta o el campo, Access no te deja. Para solucionarlo hay que romper esa asociación, y eso es muy sencillo. En vista diseño, selecciona un campo cualquiera, verás que aparece un especie de receptáculo, con líneas discontínuas, que rodea tanto a la etiqueta como al campo, es decir, has seleccionado todo de forma que si modificas el campo, también modificas la etiqueta. Bueno pues con el campo seleccionado, vete a la Cinta de opciones, y localiza la pestaña Organizar. Dentro de esa pestaña vete al grupo Diseño de controles, donde está el icono Quitar, señalado con una flecha azul en la captura 5. Solo tienes que hacer clic sobre ese icono y el formato que Access ha aplicado al campo y a la etiqueta, así como su asociación, quedarán eliminados. A partir de ahora ya podrás redimensionar, mover y aplicar formato por separado, al campo y a la etiqueta.

2º Antes de dar por terminado al informe, es conveniente que elimines algunas cosas que Access ha incluido en el momento de crearlo. Si estás en Vista diseño, podrás ver que el informe esta dividido en varias secciones. De arriba abajo las secciones son: Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del informe. Access ha incluido en la sección Pie del informe, un control llamado Cuenta, que es un contador de registros. Si quieres mantenerlo no debes eliminar la asociación de ese control que está asociado al campo Distancia focal, ya que si quitas esa asociación en ese control, cuando vuelvas a la vista informe, verás que aparece la palabra #Error. Mi consejo es que elimines ese control, así en el informe, dejarás espacio en la sección Pie del informe y ese espacio lo podrás usar para insertar otra cosa, por ejemplo una imagen pequeñita a modo de logotipo. Una vez eliminado ese control, y si no vas a colocar nada en él, podrás reducir la sección Pie del informe para que ésta no aparezca en el informe impreso. Para que sepas como se reducen o eliminan esas secciones, y veas como se quitan las asociaciones entre los campos y las etiquetas, te he incluido un pequeño vídeo para que veas como se hace. Si te fijas en el vídeo, cuando se selecciona el control, verás las líneas discontinuas de las que antes he hablado.

Cuando el informe esté a tu gusto y consideres que ya está terminado guárdalo y dale el nombre que quieras, yo le he llamado Fotos por distancia focal. Ahora el panel de exploración tendrá un objeto más en forma de un informe nuevo. Ya solo falta colocar el botón que abra el informe recién creado, y para ello tienes que proceder exactamente igual que cuando se insertó el botón del informe de la entrega anterior. Para ello abre el formulario Carpetas en Vista diseño. En la captura 7 puedes ver, rodeado por una elipse roja, la zona donde hay que colocar el botón, recuerda que en la entrega anterior hicimos un hueco para poder insertar los dos botones. En la Cinta de opciones, en la pestaña Diseño, está el grupo donde están los controles para insertar botones. Asegúrate que el botón del asistente está activado y después haz clic en el control de botones de comando. Posiciónate en la zona de la elipse roja de la captura 7, y haz clic ahí. Enseguida se abrirá la primera pantalla del asistente para botones de comando. En esa primera pantalla del asistente en la lista Categorías escoge Operaciones con informes, y en la lista Acciones, selecciona Vista previa del informe y haz clic en Siguiente. En la segunda ventana del asistente, debes elegir sobre que informe va actuar el botón. En la lista que aparece verás dos informes, el que creaste en la entrega anterior y el que acabas de crear llamado Fotos por distancia focal. Selecciónalo y haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera ventana del asistente.  

En esa nueva ventana, debes elegir que es lo que quieres que muestre el botón: Un texto o una imagen. Yo he elegido la opción Texto, y he tecleado Vista Distancia Focal, pulsa el botón Siguiente para pasar a última ventana del asistente. En esa ventana deja todo como está y haz clic en el botón Finalizar para salir del asistente. Ya solo queda darle al botón el formato adecuado, para que quede igual que los demás botones, ya sabes, el mismo tipo de letra, el mismo tamaño, etc. Para probar el nuevo botón, cambia a la vista formulario y pulsa sobre él. Access te pedirá que teclees la distancia focal que quieres ver. Si esa distancia focal está en la base de datos, Access te mostrará los datos de todas las fotos que estén disparadas a esa distancia focal y su correspondiente miniatura. Ahora Access no te mostrará nada porque no hay ninguna información en la base de datos. Una última cosa, si al hacer clic en el botón para ver la vista previa del informe, y este aparece cortado, es decir con orientación vertical, puedes cambiar esa orientación desde la vista preliminar, haciendo clic en el botón Horizontal del grupo Diseño de página en la pestaña Vista preliminar de la Cinta de opciones. . En la captura 9 puedes ver como queda el nuevo botón en el formulario Carpetas. Y en la captura 10 puedes ver el informe creado con unos datos que he tecleado en él para mostrar la apariencia general del informe.

Ya solo queda guardar los cambios realizados y dar por terminado la creación de la base de datos.

Pero para terminar de una forma más redonda, te voy a enseñar como se introduce la información en la base de datos, y sobre todo como insertar la miniatura que se corresponda con los datos tecleados. Vuelve a abrir el formulario principal, el que tiene el menú de opciones, o cierra y vuelve a abrir la base de datos, contestando afirmativamente a las preguntas que Access te haga para guardar los cambios. Cuando tengas ante tí nuevamente el menú principal, pulsa sobre el botón Introducir Datos / Editar. Te aparecerá el formulario principal con el subformulario Fotografías integrado en él, (como ves en la captura 9) el cursor debería estar parpadeando en el campo Código Carpeta. Si no es así, haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre dicho campo. Introduce en ese campo el código que quieras, por si te sirve de guía yo he tecleado “c1” en referencia la primera letra de Carpeta, pero puedes teclear el código que quieras. Ahora pulsa la tecla TAB en el teclado y verás como la letra “c” se habrá puesto en mayúscula y el cursor habrá saltado al siguiente campo Nombre de la Carpeta. Si ésto no fuera así, es decir que el cursor salta a otro campo distinto, eso es porque el orden de tabulación, está alterado o cambiado. Tranquilo que eso se puede cambiar, no tienes más que cambiar el formulario a la vista diseño. Cuando estés en vista diseño, haz clic, con el botón secundario del ratón, en la sección Detalle del formulario. Verás un menú contextual con una serie de opciones, tienes que elegir Orden de tabulación. Te aparecerá una ventana mostrándote todos los controles que están en la sección Detalle, captura 11. Si quieres ver los controles del subformulario Fotografías, debes posicionarte en una zona vacía de dicho subformulario y proceder del mismo modo.

En la captura 11 puedes ver en la lista, el orden de tabulación de los campos, así como el orden de los botones de comando. Ten en cuenta que el campo que está al principio de la lista, es donde se posicionará el cursor. En el ejemplo de la captura 11, si el cursor está en el campo CÓDIGO CARPETA, cuando pulses la tecla TAB, el cursor saltará al campo NOMBRE DE LA CARPETA. Y así sucesivamente. En esa ventana puedes cambiar el orden de tabulación, arrastrando y soltando, o pulsando el botón Orden automático.

Ve tecleando los datos según se vaya posicionando el cursor en los campos correspondientes, y pulsa TAB cada vez que quieras cambiar de campo. Puedes usar el ratón, pero es más rápido si usas esa tecla. Cuando llegues al campo Ubicación, puedes hacer dos cosas: 1º Teclear directamente la ruta donde esté la foto en el disco duro o 2º, hacer un copia y pega de la ruta con ayuda del explorador de Windows. En cualquiera de los dos casos Access creará un hipervínculo a lo que introduzcas en ese campo, de forma que si pulsas sobre él Access te abrirá la carpeta contenedora de la foto, siempre y cuando la ruta sea la correcta, claro. Ve poco a poco introduciendo la información hasta que llegues al campo Observaciones. Teclea un pequeño comentario referido a la fotografía, como por ejemplo las condiciones de toma o una descripción de la foto. Ahora le llega el turno a la inserción de la fotografía en el formulario como una miniatura. En lugar de explicarte como se inserta la foto, es mejor que lo veas en un pequeño vídeo que te aclarará más las cosas.

Cuando hayas insertado la miniatura, solo debes pulsar sobre el botón Nueva foto, si la carpeta tiene más fotos, sino haz clic en el botón Carpeta siguiente, para pasar a la siguiente carpeta y crear un nuevo registro, luego solo queda repetir la misma rutina para introducir toda la información. Ya te advertí al principio, que la tarea de introducir información en una base de datos, es el trabajo más tedioso y monótono que hay, y contra eso solo puedes tener paciencia, y mucha.

Y con ésto hemos llegado al final, espero y deseo que éste tutorial te haya parecido interesante, y sobre todo espero que te haya sido útil y hayas aprendido como se crean bases de datos en Access adaptadas a la fotografía. Solo he querido, o he tratado, de llenar un vacío en éste aspecto. Yo se que hay bases de datos mucho más potentes y mucho mejor terminadas que ésta, pero son bases datos que siempre tienen más funciones de las que seremos capaces de usar, sobre todo la gente aficionada a la fotografía como yo, y que seguramente serán más caras. En comparación, ésta base de datos es mucho más humilde, pero tendrá algo que ninguna base de datos, por muy sofisticada o cara que sea, tendrá nunca: Es una base de datos adaptada a nuestras necesidades, y por lo tanto hecha a medida. Porque si no lo hacemos nosotros, ¿quién lo hará? Como siempre si tienes alguna duda sobre éste última entrega o sobre entregas anteriores, no dudes en ponerte en contacto conmigo, que con mucho gusto intentaré aclarartela. Hasta la próxima y feliz navidad y año nuevo.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA VIII

LOS INFORMES

Hola a todos y todas. En ésta penúltima entrega (la octava) de la creación de una base de datos sencilla, voy a explicar, tal y como adelanté en la entrega anterior, la elaboración de un informe que va a mostrar los datos de las fotos disparadas, a una velocidad de 1/125 avo de segundo, y que está basado en la consulta del mismo nombre que ya hiciste en la tercera entrega.

Evidentemente la presentación de la información en la pantalla hay que cuidarla para que ésta no se vea de una forma anárquica, pero si la presentación de los datos en pantalla es importante, la presentación de esos datos en el formato impreso lo es aún más si cabe. Yo soy de los que piensan que la información escrita, tiene que estar escrupulosamente presentada, más que lo que se ve por la pantalla, ya que eso dirá mucho de nosotros sobre todo si decimos que somos los creadores de la base de datos. En Access, la información impresa la representan los informes, y la creación de éstos no es tan complicada como aparentemente pueda parecer. El informe que vas a aprender a crear, va a mostrar los datos de las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo. Para empezar abre la base de datos (ya deberías de saber como) y cuando esté abierta lo primero que verás es el formulario que hace las veces de menú principal, y que tiene dos botones: Introducir datos/Editar y Salir.Ahora tienes que hacer clic en la pestaña Crear de la cinta de opciones, para que se muestren todas las opciones que tiene esa pestaña. Verás algo parecido a lo que muestra la captura 9. En esa captura centrate en el apartado Informes y haz clic en donde señala la flecha roja, para activar la primera pantalla del asistente para crear informes.

En ésta primera pantalla lo que te pregunta el asistente es ¿qué campos quieres incluir en el informe?, pudiendo elegir entre una o varias tablas, o una o varias consultas, o incluso de ambas. Como los campos que nos interesan para el informe, estan en la consulta Fotos disparadas a 1/125, elegimos ésta consulta en la lista desplegable Tablas/Consultas. Esto hará que en la columna Campos disponibles, se muestren los campos que tiene esa consulta. Lo siguiente es pulsar en el botón que tiene dos flechitas hacia la derecha, para pasar todos los campos a la columna Campos seleccionados, ya que el informe mostrará toda esa información. La primera pantalla del asistente quedará como ves en la captura 10.

Pulsa el botón siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda pantalla, captura 11, el asistente te pregunta como deseas ver los datos en el informe, y para ello te ofrece dos opciones. Datos por Carpetas o por Fotografías, a la derecha puedes ver una vista previa esquemática de cómo va a quedar el informe, en función de la elección. Pero dado que la forma de presentar los datos en el papel es un poco personal, lo mejor es que antes pulses en el botón Mostrar más información, y veas algunos ejemplos que Access te ofrece. Solo tienes que elegir “por Carpetas” o “por Fotografías”, para ver los ejemplos. Yo he elegido “por Carpetas”. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla del asistente.

En la tercera ventana, captura 12, lo que te pregunta el asistente es si quieres agregar algún nivel de agrupamiento para mostrar los datos en el papel. Dado que se trata de un informe que va a mostrar los datos por la velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo, lo que he hecho ha sido elegir de la lista de la izquierda el campo Velocidad de obturación, y luego he pulsado el botón que está señalado con una flecha azul. La pantalla del asistente queda como se ve en la captura 12. Pulsa el botón Siguiente para continuar.

En ésta nueva pantalla, el asistente nos pide si queremos darle al informe algún nivel de ordenación. Aquí no hacemos nada y la dejamos tal cual. Pulsa el botón siguiente para pasar a la quinta pantalla. En ésta nueva pantalla, captura 13, el asistente te pide que le des al informe una distribución de los datos a imprimir y la orientación del papel. Aunque en la captura aparece seleccionado la orientación vertical del papel, yo he seleccionado Horizontal, ya que la información entra mejor en  el papel de forma apaisada, y así no hay que estar haciendo demasiados ajustes. Pero como lo considero algo personal, es mejor que cada cual experimente con las opciones de Distribución y Orientación del papel. Cada vez que se selecciona una opción, el grafico de la izquierda va cambiando, por lo que puede ayudarte a elegir una distribución. Si cuando llegues al final del asistente no te gusta como queda el informe, tienes dos opciones: 1º Lo borras y empiezas de nuevo con el asistente y 2º. Lo dejas tal y como te lo ha dejado el asistente y sobre él comienzas a modificarlo, lo que prefieras. Personalmente, en ésta pantalla, suelo usar siempre la distribución En pasos, y si algo no me convence de cómo queda, lo ajusto de forma independiente. Lo que si es importante es que marques la casilla que señala la flecha roja de la captura 13, de ésta forma fuerzas a Access a que meta todos los campos en la misma página. Pulsa Siguiente para pasar a la sexta pantalla. 

Ésta nueva pantalla es para que elijas el color y el aspecto final del informe, ya que en función de lo que selecciones aquí, el formato del texto impreso, así como su color, cambiará. Como siempre y dado que se trata de un asunto de aspecto, que cada cual elija el que más le guste. Yo he elegido el aspecto Concurrencia de todos los que vienen en la lista. Cuando hayas elegido uno que te guste, o que se acomode a tus gustos, pulsa Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. Aquí solo tendrás que darle al informe un título, el que quieras, yo le he llamado Fotos a 1/125 avo, y elegir entre si quieres ver el informe en vista diseño, o en vista previa. Por defecto está señalada la opción vista previa, así es que deja la opción por defecto para ver como te queda el informe. Si algo no te gusta, puedes elegir la vista diseño desde la pestaña Inicio y después hacer clic en el primer botón de la izquierda de la cinta de opciones, el que se llama Ver.

Pulsa el botón Finalizar, para que el asistente comience la creación del informe, y en unos instantes te lo mostrará. Si todo ha ido bien, tendrás un informe parecido a lo que muestra la captura 14. Claro está que dependerá del aspecto que le hayas dado al informe. Evidentemente ahora, no sale nada porque no hay datos en la base de datos. Si quieres ver como quedaría la distribución de la información, solo tienes que teclear algunos datos para ver el efecto. Como siempre si quieres cambiar el color, el formato o el tipo de letra, solo tienes que acceder al informe en su vista diseño, y desde ahí recolocar, cambiar o ajustar lo que quieras, o lo que esté mal. Recuerda como cambiaste el aspecto de los campos en la entrega de los formularios, porque en los informes se hace de la misma manera. Si después de todos los cambios estás satisfecho con el aspecto del informe, ciérralo y a la pregunta de si quieres guardar los cambios, contesta “Si”.

Para terminar ésta octava entrega, vas a poner un botón en el formulario Carpetas, que se encargue de mostrar una vista previa del informe recién creado, para así, desde esa vista previa, poder imprimirlo. Para ello abre el formulario Carpetas en vista diseño, que a éstas alturas ya debes de saber como hacerlo. Una vez abierto, tendrás en tu pantalla lo que muestra la captura 15. El botón que vas a crear lo vas a situar en la zona que está rodeada por la elipse roja, al lado de los botones que ya existen.

Para que los botones quepan sin problemas, recuerda que son dos informes los que vas hacer, selecciona todos los botones que ya tienes en el formulario, haciendo clic sobre cada uno de ellos, mientras tienes presionada la tecla Mayusculas. Cuando estén seleccionados los cuatro botones, desplázalos hacia la izquierda hasta dejarlos como muestra la captura 16, en la que rodeados por una elipse azul, los botones los he desplazado a la izquierda y un poco hacia arriba. De ésta forma ya tenemos el sitio suficiente para insertar dos botones más. Primero vamos a insertar el que muestra una vista previa del informe recién creado. En la entrega siguiente haremos el otro botón.

Sin salir de la vista diseño, haz clic en donde señala la flecha roja de la captura 17, asegurándote que el botón del asistente (flecha azul de la captura 17) esté activado. Haz clic a la derecha del botón Eliminar Carpeta del formulario, para que arranque la primera pantalla del asistente para controles.

Aparecerá la primera pantalla del asistente para botones de comando. Captura 18. En ésta primera pantalla hay que seleccionar, en la columna Categorías, la opción Operaciones con informes. Y en la columna Acciones, la opción Vista previa del informe, tal y como muestra la captura 18. Pulsa el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda ventana tienes que elegir que informe quieres que el botón muestre en la vista previa, como solo tienes un informe creado, solo tienes que hacer clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla.

En la tercera pantalla, captura 19, tienes que elegir si quieres que el botón muestre un texto o una imagen. Yo he elegido un texto y he escrito  Vista 1/125 avo, pero cada cual es muy libre de poner en el botón lo que más le guste. Haz clic en Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. En ésta última pantalla haz clic en Finalizar para salir del asistente.

Ahora solo tienes que elegir el mismo tipo de letra y formato que tienen los otros botones, para dejarlo tal y como ves en la captura 20. Por cierto que para poder crear dos líneas de texto en el botón, y dejarlo como ves en dicha captura, solo tienes que posicionar el cursor entre la palabra Vista y 1/125 avo, después mantén pulsada la tecla Ctrl y pulsa la tecla Intro. Solo queda que pruebes el funcionamiento del botón, para ello cambia a vista formulario y presiónale, verás como el informe aparece ante tus ojos y desde la vista previa ya podrás imprimirlo, si quieres, pulsando el botón Imprimir que está en la Cinta de Opciones. Para cerrar la vista previa, pulsa sobre el botón rojo con el aspa blanca que está a la derecha de la Cinta de Opciones. Al final de todo tendrás, en el panel de exploración de la base de datos, un objeto más tal y como puedes ver en la captura 21.

La próxima entrega será la última y en ella aprenderás a crear el otro informe y su correspondiente botón, y lo harás, si quieres claro, exactamente de la misma manera en que has creado éste informe y su botón. Y ya sabes que si tienes alguna duda, o pregunta, no tienes nada más que enviarme un correo electrónico y con mucho gusto te aclararé las cuestiones que quieras plantearme. Hasta la próxima.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA VII

Hola de nuevo. En ésta séptima entrega vas a terminar de crear los botones de control necesarios para que la base de datos funcione bien. Éstos botones los vas a crear en el formulario Carpetas y su creación es exactamente igual a los botones que creaste en la entrega anterior, es decir, que los vas a crear con el asistente para controles. Los botones son: Carpeta Siguiente, Carpeta Anterior y Eliminar Carpeta. Esos botones van a ser los encargados de navegar por las diferentes carpetas que va a tener, en un futuro, tu base de datos. Recuerda que en la entrega anterior ya creaste el botón Cerrar y que ubicaste en el formulario Carpetas. Pues bien estos tres nuevos botones se van a ubicar a continuación del botón Cerrar.

Para la creación de éstos tres botones, te voy a recordar como se hacía con el asistente, que ya lo expliqué en la entrega anterior, una vez creado el primer botón los otros se crean igual. Solo hay que escoger la opción adecuada, en las diferentes ventanas del asistente, en función de lo que queremos que haga el botón. Como siempre lo primero es abrir la base de datos “Datos Fotográficos”, para ello solo tienes que hacer clic en su icono, que estará en la carpeta donde la hayas guardado, o abrir directamente el programa y después hacer clic en el botón “Abrir”, que se encuentra en el menú desplegable del botón gordo de Office, que está en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Una vez abierta, verás lo que puedes ver en la Captura 1. Recuerda que en la entrega anterior, configuraste la base de datos para que cada vez que se abra, muestre el menú principal. Pulsa sobre el botón Introducir Datos / Editar y tendrás lo que ves en la captura 2. La Vista Formulario del formulario Carpetas con el subformulario Fotografías, con los botones que creaste en la entrega anterior, junto con el botón Cerrar.

Para crear los tres botones nuevos, tendrás que cambiar de Vista Formulario, que es como lo tienes ahora, a Vista Diseño. ¿Recuerdas cómo se hacía? Si no lo recuerdas mira la captura 3, solo tienes que activar la pestaña “Inicio” y después hacer clic en donde señala la flecha roja primero, y en donde señala la flecha verde después, aunque a estas alturas ya deberías saber cambiar de vista con que solo te lo dijeran. Ya estamos en la Vista Diseño, ahora deberás localizar el control que permite crear los botones, para ello pulsa en la pestaña Diseño de la Cinta de Opciones. Recuerda que la Cinta de Opciones es donde se encuentran todas las pestañas que contienen todos los comandos de Access. Una vez pulsada la pestaña Diseño, deberás localizar el grupo Controles, que es donde se encuentra el control que necesitamos. Mira la captura 4. Lo que señala la flecha roja es el control que nos interesa y que se llama Botón de comando. Lo que indica la flecha verde es el botón del asistente para controles, que deberá estar pulsado para que cuando insertes el botón en el formulario, se active la ventana del asistente.

Haz clic en el botón que señala la flecha roja en la captura 4 (solo haz clic, no tienes que arrastrar) y posiciónate a la derecha del botón Cerrar que ya está creado en el formulario, y haz clic. Inmediatamente se mostrará la primera ventana del asistente para botones de comando. Como lo que queremos es que al pulsar el botón Access nos muestra la siguiente carpeta, en la columna Categorías seleccionamos Exploración de registros. Y en la columna Acciones, elegimos Ir al registro siguiente. Ver la captura 5.

Hacemos clic en el botón "Siguiente", para ir a la segunda ventana del asistente. Esa ventana tendrá el aspecto que ves en la captura 6.

En esa nueva ventana del asistente, lo que tenemos que hacer es elegir una imagen, o un texto para el botón. Como el botón, al pulsarlo, queremos que vaya a la siguiente carpeta, pues marcamos la opción “Texto” y escribimos Carpeta Siguiente, o el texto que quieras, eso ya lo dejo a tu elección, como si quieres que el botón muestre una imagen. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera y última pantalla del asistente.

En ésta última pantalla solo hay que darle, si se quiere, un nombre descriptivo al botón, no confundir con el nombre que se la ha puesto en la segunda pantalla del asistente. Ese nuevo nombre es para poder identificar al botón, por si en un futuro, queremos programar el botón para que haga otra cosa distinta a lo que inicialmente se ha programado, o para poder acceder al código VBA del botón, a través de su ventana de propiedades. Normalmente el nombre que Access pone por defecto al botón suele bastar si no queremos programar nada en él, y como este es el caso, dejamos la ventana tal cual y pulsamos en el botón Finalizar, para salir de la ventana del asistente. Al cerrar la ventana del asistente, el nuevo botón estará seleccionado y solo habrá que darle los atributos necesarios para que se parezca a los demás botones ya creados, yo le he puesto como tipo de fuente “Rockwell” y le he dado un tamaño de 11 puntos a la fuente. Después se redimensiona el botón para que el texto quepa dentro de él, se alinea con el botón Cerrar que tenemos ya creado, y deberías de tener algo parecido a lo que ves en la captura 7, donde los dos botones están rodeados por una elipse. Los demás botones se crean igual, solo es necesario elegir las opciones adecuadas en el asistente. Cuando tengas creados los otros dos botones, asegúrate de colocarlos bien alineados, más que nada por aquello de que lo bien hecho bien parece. 
Cuando hayas terminado deberías tener algo similar a lo que puedes ver en la captura 8. Como puedes apreciar en dicha captura los botones que están rodeados por una elipse verde, se corresponden a los botones del subformulario y que servirán para moverse solo por las fotografías de la carpeta activa en ese momento. Mientras que los botones que están rodeados por una elipse roja, son los encargados de navegar por las carpetas, es decir, al pulsarlos nos moveremos solo por las carpetas grabadas en la base de datos y no por las fotos, salvo el botón Cerrar que como es lógico su cometido es el de cerrar tanto el formulario Carpetas como el subformulario Fotografías.

En la próxima entrega, que será la penúltima, explicaré la creación de uno de los dos informes que va a tener la base de datos. Esos informes te van a permitir sacar por impresora, una copia de las fotos grabadas en la base de datos. Te adelanto que el primer informe mostrará todas las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo, y que estará basado en una de las consultas que creaste, o leíste, anteriormente (ahora comprobarás la importancia de las consultas en Access). En la última entrega aprenderás a crear otro informe que mostrará a las fotografías disparadas a una determinada distancia focal, y que también estará basado en otra de las consultas creadas en la base de datos. Ya te adelanto que no es una tarea difícil, ni mucho menos, solo es una tarea laboriosa, pero tanto como tu quieras, y depende mucho de lo perfeccionista que seas en la presentación de los datos en una hoja impresa. Aunque si has seguido todas las entregas anteriores, comprobarás, cuando hagas los informes, que hacerlos es muy parecido a la creación de los formularios. Hasta pronto.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA (VI)

Hola a todos y todas. Después de las vacaciones, ya estoy aquí de nuevo para seguir con éste curso de creación de una base de datos fotográfica sencilla. Espero que tus vacaciones hayan sido buenas y que hayas tirado muchas fotos. Fotos que luego podrás organizar en la base de datos. Empecemos ya.

En la entrega del mes de julio, acabe diciendo que en ésta entrega iba a explicar como crear botones de control para moverse por los registros de la base de datos. En un principio puede parecer que crear los botones es algo complejo, sobre todo si esos botones hay que programarlos en Visual Basic (como te enseñe en la entrega anterior) pero ahora va a ser muy sencillo, ya que en ésta ocasión vamos a usar el asistente de controles, que nos va a facilitar enormemente la tarea.

Como siempre lo primero es abrir la base de datos “Datos Fotográficos”. Una vez abierta tendrás lo mismo que ves en la captura 1. Haz doble clic donde señala la flecha roja para abrir tanto el formulario Carpetas, como el formulario Fotografías, y tendrás lo que ves en la captura 2.

Los botones de control que vas a crear, son los que te van a permitir moverte por todos los registros de la base de datos, e inicialmente son: “Añadir Nueva Foto”, “Siguiente Foto”, “Foto Anterior”, “Última Foto”, “Primera Foto” y “Eliminar Foto”, esos botones los crearás en el subformulario Fotografías. Y después crearás otro botón en el Formulario Carpetas que será el botón “Cerrar”.

Te voy a enseñar a crear un par de botones con el asistente, ya que el resto de botones se crean igual, solo hay que elegir las opciones correctas para cada botón en el asistente. Para empezar tienes que cambiar de la vista formulario, a Vista diseño, y para ello tendrás que hacer clic donde señala la flecha roja, en la captura 3, y después hacer clic en donde señala la flecha verde en la misma captura (la 3). Con ésta acción estarás en la vista diseño que es en donde podrás insertar los botones.       

Vamos a empezar con el primer botón que es “Añadir Nueva Foto”. Lo primero que tienes que hacer es clicar en la pestaña de la Cinta de Opciones (la barra superior) llamada Diseño.
Mira la captura 4. En ella, en el grupo Controles y señalado con una flecha verde, está el botón que activa el asistente y que tienes que pulsar para que aparezca tan pronto coloques el “Botón de Comando”, que es el que está señalado con la flecha roja. Recuerda cuando creaste los botones de comando del menú principal en la entrega anterior. Cuando veas que el botón del asistente esta pulsado, haz clic sobre el botón del control “Botón de Comando”, solo tienes que hacer clic sobre él, ya que no es necesario mantener el botón del ratón pulsado.

Sitúate en la zona que señala la flecha azul en la captura 5, y haz clic para crear el botón. No te preocupes ahora por el tamaño que ya lo ajustarás después. Tan pronto sueltes el botón del ratón, aparecerá la primera pantalla del asistente, captura 6. 

En ésta primera pantalla del asistente, deberás seleccionar en la columna “Categorías”, la categoría del botón. Como estamos creando el botón que va servir para “Agregar Foto”, seleccionamos de la lista de categorías la opción “Operaciones con registros”. Ahora nos centramos en la otra columna, la que se llama “Acciones”. En esa columna están todas las acciones disponibles para el botón, en la categoría seleccionada. Elegimos la primera de ellas, esto es “Agregar nuevo registro”, ya que eso es precisamente lo que queremos que haga el botón cuando se pulse, añadir una nueva foto a la carpeta. Hacemos clic en el botón "Siguiente" para pasar a la segunda pantalla del asistente.

En ésta nueva pantalla del asistente, captura 7, lo que tenemos que hacer es elegir que apariencia queremos que tenga el botón. Se puede elegir entre que tenga una imagen, o que tenga un texto, el que queramos. Solo hay que seleccionar la opción deseada y pasar a la siguiente pantalla del asistente. Si se quieren ver todas las imágenes disponibles, solo hay que marcar la opción “Mostrar todas las imágenes”. Yo me he decantado por poner un texto que explique lo que hace el botón, como el botón es para agregar un nuevo registro, pues le he puesto el texto “Nueva Foto”, pero como siempre cada cual es muy libre de poner lo que quiera en el botón. Incluso puede poner una imagen que esté almacenada en el disco duro, pulsando el botón Examinar. Cuando ya estemos satisfechos de la apariencia del botón, pasamos a la siguiente ventana del asistente haciendo clic en Siguiente.
La siguiente ventana, y la última, sirve para poner un nombre al botón. No confundir con el nombre que se le ha puesto en la segunda pantalla del asistente (captura 7). Ese nuevo nombre es para poder identificar al botón, en el caso de que queramos programarlo para que haga otra cosa distinta a lo que inicialmente queremos que haga, o para poder acceder al código VBA (Visual Basic Aplication) del botón, a través de su ventana de propiedades. Normalmente el nombre que propone por defecto Access suele bastar si no se quiere programar nada en él, y como éste es el caso pues dejamos el nombre que Access propone y pulsamos sobre el botón Finalizar para salir del asistente, y regresar a la Vista Diseño. Una vez que estemos en la Vista Diseño, veremos como el botón se ha insertado en el subformulario Fotografías, y que éste aparece ya seleccionado. Si le has puesto texto y la fuente no te gusta, con el botón seleccionado, solo tienes que ir a la cinta de opciones, y en el apartado “Fuentes” elegir la fuente, el color y el aspecto que más te guste para el texto. Yo he elegido para el botón la fuente Rockwell con un grosor de 11 puntos y en formato negrita. Si no tienes esa fuente instalada en tu ordenador, elige, de las que tengas, la que más te guste. Si me has seguido, con toda seguridad la fuente elegida se desbordará del botón y parte del texto no se verá. Solo tienes que redimensionar el botón hasta el tamaño adecuado, para que se vea el texto en el nuevo formato elegido. Si has seguido bien los pasos, te debería quedar algo parecido a lo que ves en la captura 8.

Para realizar el segundo botón “Siguiente Foto”, tienes que proceder de la misma forma, solo que en la primera ventana del asistente, captura 6, deberás elegir en la columna “Categoría”, la opción “Exploración de registros”, y en la columna “Acciones”, elegir la opción “Ir al siguiente registro”. Haces clic en el botón Siguiente y le pones al botón un texto descriptivo, o eliges una imagen. Lo mismo que has hecho con el primer botón, pero cambiando las acciones que quieres que haga el botón. Para éste segundo botón yo le he puesto como texto descriptivo “Siguiente Foto”, con el mismo tipo de letra y grosor que el botón anterior. Haz lo mismo con los demás botones, eligiendo la acción adecuada a cada botón, excepto el botón de “Cerrar”, ya que éste botón en lugar de ponerlo en el subformulario, hay que ponerlo en el formulario. Pero no te preocupes que ahora te explico como.

La única precaución que tienes que seguir para crear los botones, usando el asistente, es elegir en la primera ventana del asistente, Captura 6, la categoría adecuada y la acción correspondiente a lo que quieras que haga el botón. Si has seguido bien los pasos, tu pantalla se debería parecer a la que puedes ver en la captura 9, en la que se pueden apreciar todos los botones correctamente alineados. 

Para ver el efecto de la nueva apariencia del formulario, haz clic en el botón Vista formulario de la cinta de opciones, y verás algo parecido a lo que puedes ver en la captura 10, un subformulario con un aspecto más profesional y con los botones de control del subformulario debidamente colocados y totalmente operativos, solo que como no hay, de momento, ningún registro, pues seguramente no harán nada o te mostrarán algun mensaje de que esa acción no se puede llevar a cabo.

Vamos ahora con el último botón por el momento, el botón “Cerrar”, que se usará para cerrar tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías y regresará al menú principal. Vuelve a hacer clic en el botón que señala la flecha roja de la captura 3, y luego en el botón que señala la flecha verde de la misma captura, para volver a la Vista Diseño. Como todavía tendrás activado el asistente para controles, haz clic sobre el control del botón de comando (flecha roja de la captura 4) y sitúate en el formulario Carpetas y en la zona que está justo debajo del subformulario donde has creado los botones, pero fuera de él. En ese punto haz clic con el botón izquierdo del ratón para crear el botón. Te habrá aparecido el asistente, ahora busca en la cloumna de la izquierda, la que se llama “Categorías”, la opción “Operaciones con formularios”, seleccionala y en la columna de la derecha, la que se llama “Acciones”, elige la acción “Cerrar formulario”. Pulsa sobre el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente, selecciona la opción “Texto” teclea Cerrar, o elige un gráfico para el botón, lo que quieras. Haz clic en el botón Siguiente y después en el botón Finalizar para salir del asistente. Cambia el tipo de letra (si has elegido texto) al mismo formato que los botones que has creado anteriormente y sitúalo en una zona del formulario que más te agrade. Te tiene que haber quedado algo similar a lo que ves en la captura 11, es decir, fuera de donde has creado los botones anteriores.

Si vuelves a la vista formulario verás una pantalla similar a lo que muestra la captura 12, en la que puedes ver a los seis botones de control del subformulario, que solo manejan las fotos que en un futuro grabarás, y el solitario botón, por el momento, que cierra tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías. Prueba a pulsarlo y responde “Si” a la pregunta que te hace Access, verás como la ventana se cierra y aparece el menú principal. Ahora ya se parece más a una base de datos profesional ¿a qué sí?

Si por algún motivo no aparece el menú principal, no te asustes que tiene solución. Haz clic en el botón gordo que está situado en la esquina superior izquierda y que se llama Botón de Office. Se desplegará un menú de opciones, pulsa sobre el botón Opciones de Access, que está al lado del botón Salir de Access. Entrarás en el menú de opciones generales de Access. En ese menú busca la opción Base de datos actual y haz clic sobre ella. En la parte derecha de la pantalla se mostrarán las opciones para la base de datos actual. Céntrate en el apartado Opciones de aplicación, mira la captura 13 para guiarte.

Haz clic en el botón que señala la flecha roja, y se desplegará un pequeño menú mostrando todos los formularios que tiene tu base de datos. Haz clic sobre el formulario que señala la flecha verde y cierra la ventana haciendo clic en el botón Aceptar. Access te mostrará una ventana que te dice que para que los cambios tengan efecto deberás salir de Access y volver a abrir la base de datos. Haz clic en Aceptar y cierra la base de datos. Vuelve a abrirla y verás como ahora se muestra el menú principal directamente. Y esto ocurrirá cada vez que abras la base de datos.

Por el momento ya está bien por ahora, trata de comprender lo que has estado haciendo y si tienes alguna duda ya sabes, un correito y en cuanto pueda te mando la solución. En la proxima entrega harás más botones de control pero ésta vez en el formulario Carpetas, para controlar las carpetas en lugar de las fotos. También  aprenderás a crear un informe para sacar por impresora información sobre una o varias fotos. Te adelanto que serán dos informes, basados en las consultas que ya creaste en entregas anteriores, recuerda la consulta de mostrar fotos disparadas a una determinada distancia focal, o la de mostrar fotos que se hayan disparado a una velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo. Ánimo que ya queda poco.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA (V)

En la entrega anterior, aprendiste a crear dos formularios y a vincularlos para crear un formulario con subformulario. Ahora vas a aprender a cambiar las propiedades de algunos controles y a crear un fornulario que va hacer de menú principal, con dos botones de control. Uno va a servir para acceder al formulario Carpetas, para empezar a introducir datos. Y el otro botón va a servir para cerrar la base de datos y salir de Access, como ocurre en los programas comerciales. Tranquilo que si estás un poco perdido enseguida sabrás de que te hablo.

MODIFICACIÓN DE LAS PROPIEDADES

Lo primero de todo es abrir la base de datos “Datos fotográficos”. Cuando esté abierta, en el panel de exploración tienes que tener dos tablas: Carpetas y Fotografías. Dos consultas: Distancia Focal y Resumen de Carpetas. O tres consultas si hiciste la consulta de la velocidad de disparo, y que llamamos “Fotos disparadas a 1/125 avo”. Y dos formularios: Carpetas y  Fotografías.

Bien, haz clic, con el botón secundario del ratón, sobre el formulario Carpetas. Se desplegará un menú contextual del que tienes que elegir la opción “Vista diseño”. Verás lo mismo que muestra la captura 1. En esa captura puedes ver, en la vista diseño, todos los campos tanto del formulario como del subformulario, y lo que vamos a cambiar son algunas de sus propiedades. Como dije en la entrega anterior, los campos en los formularios tienen dos partes: La parte izquierda es la etiqueta del campo y la parte derecha es el campo en sí. La etiqueta está vinculada al campo, de forma que si seleccionas el campo y lo mueves, también moverás la etiqueta y viceversa. Sin embargo si necesitas mover la etiqueta por separado, por ejemplo, basta con que selecciones el tirador gordo que aparece en la esquina superior izquierda cuando lo seleccionas. Y lo mismo para el campo.

Se pueden establecer propiedades diferentes a cada uno, basta con seleccionarlos de forma individual. Así es que te voy a enseñar a aplicar las propiedades a un campo y a una etiqueta, ya que luego casi todo es repetitivo con los demás campos y etiquetas. Empieza seleccionando (haciendo clic con el botón izquierdo) la etiqueta del campo CÓDIGO CARPETA (flecha azul de la captura 2). 

Cuando esté seleccionada pulsa la tecla “F4” para mostrar la ventana de propiedades de la etiqueta. Esa ventana tiene cinco pestañas, y la que te interesa es la pestaña “Formato”. De las propiedades de esa pestaña, solo vas a cambiar dos: La primera es la propiedad “Título”, en la que verás que pone lo mismo que en la etiqueta. Haz clic sobre ella y borra los dos puntos, luego localiza la propiedad “Espesor de la fuente”, que está más abajo, y cambia la propiedad a “Negrita”. Seguramente al hacerlo verás que el texto de la etiqueta se desborda y no cabe, solo tienes que redimensionarla actuando sobre los tiradores que habrán aparecido al seleccionarla, hasta que el texto de la etiqueta se vea con claridad dentro de ella. Pues eso mismo hay que hacerlo con todas las etiquetas, y para que el proceso no sea demasiado lento, puedes seleccionar todas las etiquetas haciendo clic sobre ellas mientras mantienes presionada la tecla “Ctrl”. Sin embargo como las etiquetas no tienen el mismo texto, solo podrás cambiar el espesor de la fuente. Los dos puntos los tendrás que ir eliminando etiqueta por etiqueta, eso sí, siempre que quieras claro está.

Ahora selecciona el campo (lo que está señalado con una flecha roja en la captura 2). Si no has cerrado la ventana de propiedades, al seleccionar el campo, la ventana de propiedades cambiará. Si la has cerrado, al seleccionar el campo vuelve a pulsar la tecla “F4”. Aquí solo tendrás que cambiar la propiedad “Alineación del texto” y la tendrás que cambiar a “Centro”. Esa propiedad esta en la pestaña "Formato" y ocupa el puesto 18 en la lista. Esto mismo hazlo con los campos NÚMERO DE FOTOS, CÓDIGO FOTO, FECHA DE LA FOTO, DISTANCIA FOCAL, VELOCIDAD DE OBTURACIÓN, APERTURA DE DIAFRAGMA, SENSIBILIDAD ISO y TAMAÑO ARCHIVO.

Cuando hayas terminado, pulsa el botón “Ver” y elige “Vista formulario”. Deberás tener un formulario parecido a lo que muestra la captura 3. En dicha captura verás que el campo SENSIBILIDAD ISO ya tiene un valor, ese valor es el que tecleaste en la propiedad “Valor predeterminado” cuando estableciste la propiedad del campo al crear la tabla. 

Si eres observador, habrás visto que el campo CÓDIGO CARPETA del subformulario FOTOGRAFÍAS tiene el campo sombreado. Ésto es así porque ese campo está en el subformulario, con lo que si rellenas primero el campo CODIGO CARPETA del formulario principal, no parece lógico que tengas que volver a rellenarlo cuando intrduzcas información en el subformulario. Te voy a enseñar a establecerle unas propiedades para que quede más profesional. Haz clic en el botón “Ver” y elige la opción “Vista diseño”. Cuando estés en esa vista tendrás lo que ves en la captura 4, que es una vista

ampliada de la vista diseño. Haz clic en el campo que señala la flecha azul de la captura 4 y después pulsa la tecla F4 para mostrar la ventana de propiedades. De las cinco fichas que tiene la ventana propiedades, elige la ficha “Formato” y busca la propiedad “Color del fondo”, cámbiala tecleando directamente lo siguiente sin las comillas: “#CCC8C2”.

Si no te gusta ese color, puedes hacer clic en el botón de los tres puntitos, que está en el extremo derecho de la fila y se te abrirá una pequeña paleta de colores para que elijas el que más te guste. Ahora haz clic en la pestaña “Otras” localiza la propiedad “Punto de tabulación” y establecela a “No” y cierra la ventana de propiedades. ¿Qué es lo que has hecho con eso? Pues muy fácil. Cuando empieces a teclear datos, para pasar de un campo a otro, en lugar de usar el ratón, es mejor que uses la tecla “TAB”. Al establecer en No, la propiedad Punto de tabulación, cuando estés en el campo CÓDIGO FOTO del subformulario, al pulsar la tecla TAB, en lugar de ir al campo CÓDIGO CARPETA, el punto de tabulación irá directamente al campo FECHA DE LA FOTO. Esto es así porque cuando teclees, en el campo CÓDIGO CARPETA del formulario CARPETAS, el código de la carpeta, tan pronto pulses la tecla TAB, para pasar al campo NOMBRE DE LA CARPETA, lo que hayas tecleado en el campo CÓDIGO CARPETA también aparecerá en el campo CÓDIGO CARPETA del subformulario FOTOGRAFÍAS. ¿Y por qué aparece? Pues porque cuando estableciste la relación entre las tablas, lo hiciste en esos dos campos. Así no tendrás que estar tecleando datos repetidos. Y ya está, ya has terminado, de momento, con éste formulario. Ciérralo guardando los cambios.

EL FORMULARIO MENÚ PRINCIPAL

Vas a empezar a crear el formulario MENÚ PRINCIPAL, que como he dicho va a tener dos botones de control. Empecemos. Haz clic en la ficha “Crear” de la Cinta de opciones y pulsa sobre el botón “Diseño del formulario” del grupo “Formulario”. Te aparecerá un formulario en blanco en la vista diseño, mostrando el grupo “Detalle”. Captura 5. Haz clic donde señala la flecha roja, el cursor tomará la forma de una flecha de cuatro puntas. Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrástrale hasta dejar el formulario del tamaño que ves en la captura 5. Guíate por las reglas horizontal y vertical para dejarlo más o menos igual. 
En la Cinta de opciones, localiza el grupo “Controles”, captura 6, y asegúrate que el icono que señala la flecha roja este activado, eso hace que se active el asistente para controles. Luego haz clic sobre el icono que señala la flecha azul. No es necesario que mantengas pulsado el botón, solo haz clic. Posiciónate en un área vacía de la zona “Detalle” del formulario y haz clic. Te habrá aparecido la primera ventana del asistente para botones de comando.
En esa ventana del asistente, captura 7, deberás elegir que es lo que quieres que haga el botón, así es que pulsa donde señala la flecha roja, y después donde señala la flecha azul. Luego haz clic en el botón "Siguiente", para pasar a la segunda ventana del asistente.

En esa ventana, captura 8, hay que seleccionar qué formulario tiene que abrir el botón de comando. En la ventana aparecerán los dos formularios que tiene la base de datos, pero recuerda que el formulario FOTOGRAFÍAS es un subformulario que depende del foromulario CARPETAS, por lo que haz clic sobre el formulario CARPETAS, tal y como señala la flecha roja en la captura 8. De ésta forma, cada vez que pulses el botón, se abrirán los dos formularios pero mostrando el formulario FOTOGRAFÍAS como un subformulario. Haz clic en el botón “Siguiente” para ir a la tercera ventana del asistente. 

En ésta nueva ventana del asistente asegúrate que esta marcada la opción “Abrir el formulario y mostrar todos los registros”, y haz clic en el botón “Siguiente”.

En la cuarta ventana del asistente, captura 9, solo tienes que elegir que es lo que quieres que el botón muestre. Puedes elegir entre una imagen o que el botón tenga un texto, yo me inclino más a que el botón tenga un texto explicativo para indicar que es lo que hace el botón, así es que he elegido la opción “Texto” y he escrito “INTRODUCIR DATOS / EDITAR”. Por supuesto cada cual es muy libre de elegir la opción que estime oportuna y teclear lo que estime oportuno. Haz clic en el botón “Siguiente” para llegar a la última ventana del asistente. 

En ésta última ventana solo haz clic en el botón “Finalizar”. La ventana se quitará y tendrás lo que ves en la captura 10, en la que se puede ver que el botón que has creado aparece seleccionado.

Ahora vas a cambiar el formato del texto y su tamaño. (Si has elegido una imagen puedes saltarte lo de dar formato al texto. Es obvio). Para ello en la parte superior, en la Cinta de opciones, en el apartado “Fuente” selecciona una fuente que te guste y dale el tamaño que quieras. Yo he usado la fuente Rockwell, en un tamaño de 14 y en negrita. Si quieres probar si funciona, regresa a la vista formulario y haz clic sobre el botón que acabas de crear. Verás que el formulario CARPETAS se abre junto con el subformulario FOTOGRAFÍAS. Si cierras el formulario CARPETAS, regresarás al formulario del botón recién creado. Vuelve a la vista diseño porque ahora vas a crear el botón que cierra la base de datos. Pero ahora vas a crear el botón sin ayuda del asistente, verás como te sorprendes cuando lo hayas creado. Si estás en la vista diseño, asegúrate que el botón que señala la flecha roja en la captura 6, está desactivado. Ahora pulsa sobre el icono que señala la flecha azul en la captura 6 y haz clic en un área vacia del la zona “Detalle” del formulario. Te habrá aparecido un botón que estará seleccionado. Pulsa la tecla F4 para mostrar la ventana de propiedades del botón. Localiza la pestaña “Eventos” y dentro de esa pestaña céntrate en la propiedad “Al hacer clic” que es la primera de la lista. Verás que si haces clic en la parte derecha, en la caja, habrá aparecido el cursor parpadeando y a la derecha del todo habrán aparecido dos pequeños botones. Pulsa sobre el botón de los tres puntos y te habrá aparecido la ventana que ves en la captura 11 que es la ventana para elijas un generador para crear las acciones que ejecutará el botón.

Elige la opción que señala la flecha roja, Generador de código, y haz clic en “Aceptar”, al instante verás como se ha abierto la ventana del editor de Visual Basic con un procedimiento de evento listo para teclear. Justo encima de donde está el cursor parpadeando verás escrito "Private Sub Comando1_Click()", y debajo del cursor parpadeando verás "End Sub". Pues justo entre esas dos líneas deberás teclear el siguiente código. Eso sí, debes ser muy cuidadoso al teclearlo, puesto que si cometes un error, aunque sea pequeñito de una coma mal puesta, no funcionará. Esto es lo que tienes que teclear:

On Error GoTo Err_Comando1_Click

If (MsgBox("Has pulsado el botón SALIR, ¿Seguro que quieres salir de la aplicación?", 33, "PETICIÓN DE CONFIRMACIÓN") = 1) Then
DoCmd.Quit acQuitPrompt
Rem Ésto cierra la base de datos
End If
Exit_Comando1_Click:
Exit Sub
Err_Comando1_Click:
Resume Exit_Comando1_Click

Cuando hayas terminado y repasado lo que has tecleado, cierra el editor de Visual Basic haciendo clic en “Archivo” y eligiendo la opción de “Cerrar y volver a Microsoft Access”. Regresarás a la ventana de la vista diseño del formulario y verás que en la ventana propiedades, ahora, en la pesataña “Eventos”, en la fila “Al hacer clic”, verás que encerrado entre corchetes cuadrados pone [Procedimiento de evento]. Cierra la ventana de propiedades y como el nuevo botón estará seleccionado haz clic sobre él dos veces y podrás teclear "SALIR" por ejemplo, así al cambiar a la vista formulario, estarás indicando que si se pulsa el botón, podrás cerrar la aplicación.

 Si ahora haces clic en el botón "Ver" y eliges "Vista formulario", deberías tener algo parecido a lo que muestra la captura 12. Prueba ahora a hacer clic en el botón "SALIR" que acabas de crear, y verás lo que ocurre. ¿A qué mola ¡eh!? Pues el responsable de la ventana que ha aparecido cuando has pulsado el botón "SALIR", es el código que acabas de teclear en la ventana del editor de Visual Basic. Haz clic en “Cancelar” para volver a Access porque vas a añadir otro elemento al formulario que a partir de ahora se llamará Menú Principal.

Vuelve hacer clic en el botón “Ver” y elige “Vista diseño”, porque vas a crear una etiqueta para el menú más que nada para darle un nombre. Deberás tener activada la pestaña “Diseño”, así es que si no lo está actívala y centrate en el control “Etiqueta”. Flecha roja de la captura 13. Haz clic sobre él y luego haz clic en una zona vacía del área detalle del formulario, justo encima de los botones "INTRODUCIR DATOS/EDITAR" y "SALIR". Después teclea en mayúculas y con un tipo de letra que te guste: “MENÚ PRINCIPAL” y pulsa la tecla “Intro”. Selecciona de nuevo la etiqueta que acabas de crear y redimensiónala de la forma que ya conoces. Debes dejarla más o menos como ves en la captura 14, o en el sitio que a ti te guste, claro.

En la imagen de la captura 14 puedes ver que la etiqueta tiene un pequeño sombreado, para conseguirlo solo tienes seleccionar la etiqueta y pulsar la tecla "F4", así se mostrará la ventana de propiedades de la etiqueta. Céntrate en la pestaña “Formato” y busca la propiedad “Efecto especial”. Cuando la tengas localizada haz clic sobre ella para que puedas ver, a la derecha, un pequeño botón con una flecha negra apuntando hacia abajo. Pulsa sobre ese botón para desplegar la lista y de todas las opciones elige “Sombreado”. Por último cierra el formulario aceptando los cambios y ábrelo en la vista formulario para que puedas ver el aspecto que tiene. Si no te gusta vuelve a la vista diseño y recoloca los botones  y la etiqueta a tu gusto. Y ya está, ya has acabado de crear los formularios de la base de datos, puedes probar ahora el funcionamiento de los botones que acabas de crear a ver que te parece.

La próxima entrega será en septiembre, que ya estamos en el veranito y ahora toca el relajo, el disfrute y el tiempo libre que proporcionan las vacaciones. Por lo que durante el mes de agosto no publicaré la siguiente entrega en la que explicaré como crear una serie de botones, para facilitarte la tarea de navegar por los registros en el formulario “Carpetas”. Recuerda que el formulario “Carpetas” contiene el subformulario “Fotografías” y es ahí donde vas a crear los botones necesarios. Ya verás como no es nada complicado.

Si necesitas aclarar cualquier duda ponme un correo antes del mes de agosto (es que donde voy de vacaciones no hay internet, ya ves, todavía existen sitios así) y trataré de solucionarla.

A todos los seguidores y lectores del blog, que tengáis unas felices vacaciones. Nos vemos en septiembre, si queréis claro.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía