CUARTA ENTREGA (Los Formularios)
Hola de nuevo. Antes de continuar voy a dar la solución al pequeño reto que plantee, a todo aquel que quisiera seguirlo claro, en la entrada del mes anterior. La creación de una consulta que mostrara las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo. Si has conseguido realizarla y te funciona, estupendo. Has entendido el concepto de las consultas. Pero si no lo has logrado, no desesperes porque aquí está la solución. Para empezar tienes que incorporar a la nueva consulta los campos que estimes oportunos, puedes incorporar los que quieras no hay límite. Como si los quieres poner todos. Pero dado que es una consulta cuyo criterio principal son las fotos que estén disparadas a 1/125 avo de segundo, he considerado que no es necesario incluir todos los campos, solo aquellos que yo (o tú) consideres más relevantes. Yo la he hecho así: Hay que hacer clic en la pestaña Crear para acceder al grupo OTROS, que es donde se encuentra el botón "Diseño de consulta". Después de pulsarlo, he agregado las dos tablas, Carpetas y Fotografías, porque voy a usar campos que están en las dos tablas. Pero si tu no quieres nada más que usar la tabla Fotografías, pues eres muy dueño. Yo he agregado a la cuadrícula "QBE" de la consulta (recuerda la entrega anterior) los siguientes campos: FECHA DE LA FOTO, NOMBRE DEL ARCHIVO, DISTANCIA FOCAL, SENSIBILIDAD ISO, APERTURA DE DIAFRAGMA y VELOCIDAD DE OBTURACIÓN de la tabla Fotografías. Y de la tabla Carpetas, solo he incluido el campo UBICACIÓN. Más que nada por si me interesa ir a la carpeta donde está ubicada la foto. Recuerda que el campo UBICACIÓN es del tipo Hipervínculo, con lo que si haces clic sobre él Access te redirecciona hacia la carpeta donde está ubicada la foto.
Cuando ya están todos los campos que quiero usar agregados al diseño de la consulta, me centro en el criterio de búsqueda. Si no recuerdo mal di dos pistas: La primera es que había que usar el signo matemático igual (=), y la segunda pista es que había que usar la fila criterios del campo VELOCIDAD DE OBTURACIÓN. Pues es tan sencillo como escribir en esa fila lo siguiente: =1/125. Access se encarga de traducir la expresión al lenguaje de las consultas y en cuanto pulses la tecla Intro, la expresión que has tecleado la encierra entre comillas. Y ya está eso es todo, así de fácil. Ahora cada vez que ejecutes esa consulta, Access te mostrará todas las fotografías que cumplan con el criterio de estar disparadas a 1/125 avo de segundo descartando el resto. Cierra la consulta y guárdala dándole un nombre descriptivo, por ejemplo "Fotos disparadas a 1/125". Te he incluido un pequeño vídeo para que lo tengas más claro. En el vídeo verás que no he tecleado el signo igual, aunque dije que había que teclearlo lo cierto es que no es necesario, ya que cuando Access traduce la expresión al lenguage de las consultas, da por sentado que los datos que tiene que mostrar son aquellos cuya velocidad de obturación sean de 1/125 avo de segundo y no otra velocidad. Un lapsus lo tiene cualquiera.
Y explicado el tema de la consulta, vamos a empezar por crear los elementos que van a dotar a tu base de datos de un aspecto más..., llamémosle profesional.
LOS FORMULARIOS
Introducir información en una base de datos se puede decir que es la tarea más aburrida y repetitiva que cualquiera puede hacer delante de un ordenador. Sobre todo si hay montones de datos e información a introducir y éstos se van repitiendo de forma rutinaria. Afortunadamente, y dado que para la mayorá de nosotros, de momento, la única manera de introducir cierta información en una base de datos es tecleándola, Access pone a nuestra disposición los formularios, que son unos objetos de Access que nos hacen menos tediosa la tarea de teclear la información. Gracias a ellos muchos de los datos a introducir los podemos automatizar, y eso es de agradecer si la información a teclear es mucha. En nuestro caso la base de datos “Datos Fotográficos” no es una excepción, y en lugar de teclear la información de tus fotos en una aburrida hoja de datos de una tabla, lo vas hacer en un formulario creado por ti, y con algunos elementos que van a facilitar la tediosa tarea de teclear los datos. Cuando conozcas la mecánica de la construcción de los formularios, podrás personalizarlos a tu gusto. Vamos a ver como se hace.
LA CREACIÓN DEL FORMULARIO DE DATOS
En ésta entrega voy a explicar como se hace un formulario de datos, que no es ni más ni menos que una pantalla en la que se puede introducir la información en la base y grabarla. Inicialmente vas a crear dos formularios, el primero es el formulario de datos llamado “Carpetas”, que será usado para teclear la información referente a las carpetas. Al segundo se le va a llamar Fotografías, y es el que va a contener los datos de las fotos. Después vincularás ambos para crear un formulario principal (que será el formulario Carpetas) y un subformulario (que será el formulario Fotografías). Parece complicado dicho así, pero es más fácil de lo que parece, solo hay que tener una cierta dosis de paciencia para crear el formulario. Teniendo esto claro comienza por abrir la base de datos “Datos Fotográficos”. Al abrirla verás el panel de exploración con los objetos que has creado en las entregas anteriores: Dos tablas y tres consultas si te has decidido a crear la consulta Fotos disparadas a 1/125, sino tendrás las dos consultas que creaste en la entrega anterior.
Vamos a comenzar: Haz clic en la pestaña “Crear” de la parte superior y verás que ante ti te aparecen un montón de iconos agrupados en cuatro secciones: “Tablas”, “Formularios”, “Informes” y “Otros”. El grupo que te interesa es el de “Formularios”, y dentro de ese grupo el botón “Diseño del formulario”. Échale un vistazo a la captura 1. Dentro del grupo Formularios tienes que hacer clic sobre el botón que señala la flecha azul para comenzar a construir el formulario. Se podría haber usado el asistente para automatizar el trabajo, pero creeme que el asistente no es tan eficaz como se desearía además, si usas el asistente, cuando éste termina su trabajo, siempre hay que estar corrigiendo cosas, así es que para ese plan te creas el formulario desde cero a tu gusto y listos. Cuando hagas clic sobre el botón “Diseño del formulario” tendrás la pantalla que puedes ver en la captura 2. La primera operación que tienes que hacer, es posicionar el cursor en la zona que señala la flecha azul.
En ese momento, el cursor habrá adoptado la forma de una flecha de cuatro puntas. Cuando el cursor tenga esa forma, haz clic con el botón izquierdo y sin soltar arrastra el ratón hasta dejar la cuadrícula del tamaño aproximado que ves en la captura 2. Guíate por las reglas de la captura para tomar la referencia. Ahora hay que empezar a agregar los campos, y en esa misma pantalla, en la parte superior a la derecha, verás un botón que pone “Agregar campos existentes”.
Púlsale y te aparecerá una ventana que muestra los campos existentes de las dos tablas de la base de datos. De momento céntrate en los campos de la tabla Carpetas, ya verás como no es nada difícil. Haz clic, con el botón izquierdo del ratón, en el primer campo de la tabla Carpetas (CÓDIGO CARPETA) y sin soltar el botón del ratón arrastra el campo a una zona vacía de la cuadrícula de la captura 2. Cuando sueltes el botón, el campo con su etiqueta, se habrá insertado en la cuadrícula del formulario, y que a partir de ahora la llamaré “Detalle” que es como se llama, te tiene que haber quedado como ves en la captura 3. Eso que acabas de hacer hay que repetirlo con todos los campos de la tabla Carpetas, así es que repite esa acción con los demás campos. Seguramente, y después de haber insertado los campos en la zona Detalle del formulario, no te habrá quedado muy bien que digamos, pero eso se puede solucionar. Si te fijas, cuando los seleccionas, los campos que acabas de arrastrar tienen dos partes: La parte de la izquierda es la etiqueta, es decir, es solo el nombre del campo y sirve para que puedas identificar al campo. La parte de la derecha es el campo en sí, donde se teclea la información, solo que ahora no se puede teclear nada porque el formulario está en la vista diseño.
Si quieres ver como va quedando el formulario según lo vas haciendo, solo tienes que pulsar el botón “Ver” (captura 4), y elegir la opción “Vista formulario” y tendrás lo mismo que puedes ver en la captura 4. Como puedes observar a la izquierda está la etiqueta del campo y a la derecha está el campo donde se teclea la información. Pero la etiqueta está muy pegada al campo o caja de texto, así es que vuelve a la vista diseño para arreglarlo, pulsando el botón ver (flecha roja de la captura 4) y elige Vista diseño. Cuando vuelvas a la vista diseño, selecciona solo la etiqueta (la de la izquierda) y verás como aparecen unos tiradores. Ve arrastrando de los tiradores correspondientes hasta que quede bien colocada con respecto a la caja de texto asociada. Recoloca también la caja de texto, haciendo clic sobre ella para que aparezcan sus tiradores de ajuste, ten en cuenta que es un
campo que solo va a contener 4 caracteres, por lo que no es necesario que tenga un tamaño enorme. Ajústale de ancho hasta que quede como puedes ver en la captura 5. Ahora lo que tienes que hacer es repetir éstos pasos con los demas campos de la tabla Carpetas. De ahí lo que he dicho al principio cuando he mencionado la paciencia. Recuerda que hay que incluirlos todos, así es que ves ajustándolos poco a poco. Cuando hayas terminado el formulario debería de tener un aspecto como el que ves en la captura 6. Si no te gusta como queda, solo tienes que ir recolocando los campos a tu antojo o a tus preferencias.
Cierra el formulario aceptando los cambios y dale el nombre de “CARPETAS”. Ahora le toca el turno a los campos de la tabla Fotografías. Para ello vas a crear otro formulario de la misma forma que has creado éste. Por lo que vuelve a pulsar en la pestaña
“Crear” y después en el botón “Diseño de formulario”. (Recuerda la captura 1). Obtendrás lo mismo que muestra la captura 2, si la zona Detalle es pequeña, agrándala de la misma forma que has hecho al crear el formulario anterior. Recuerda la captura 2. Ahora pulsa sobre el botón “Agregar campos existentes” para que aparezca la ventana de la captura 3, y sigue el mismo proceso que seguiste para colocar los campos de la tabla Carpetas, solo que ahora son los campos de la tabla Fotografías los que tienes que colocarlos en el nuevo formulario. Ves añadiendo los campos y recolocándolos según tus preferencias, recuerda que tienes que añadir todos los campos de la tabla Fotografías. Cuando hayas terminado de incluir los campos en el formulario, cierra la ventana de los campos y pulsa en el botón “Vista formulario” (captura 4), para ver como van quedando los campos colocados. Si no están bien puestos, vuelve a la vista diseño y ve recolocándolos ajustando sus tiradores hasta que cada uno de los campos con su etiquetas queden bien. Te tiene que quedar un formulario parecido a lo que ves en la captura 7.
Si te fijas en la captura 7, verás que en el campo SENSIBILIDAD ISO, ya hay un valor. Eso es así porque cuando creaste el campo en la tabla, en la propiedad “Valor predeterminado” le tecleaste el valor 100. Por eso aparece ese número en el campo. Antes de guardarle vamos a poner el formulario un poco más majo. Vuelve a la vista diseño y localiza el grupo de botones que ves en la captura 8 y que se llaman “Controles”. Lo que señala la flecha roja es un control denominado “Etiqueta”. Ese control se usa para poner en el formulario una etiqueta para nombrar cualquier objeto que queramos incluir en el formulario, incluso se puede usar para escribir una pequeña ayuda sobre lo que hay que hacer en un determinado campo. Haz clic sobre él (no es necesario que mantengas el botón del ratón pulsado, solo haz clic sobre él) y posiciónate en un área vacía de la zona “Detalle”. Haz clic y escribe, sin las comillas: "Avo de Segundo" y pulsa la tecla Enter.
Acabas de crear una etiqueta que seguramente estará seleccionada. Ponte sobre ella hasta que el cursor adquiera la apariencia de una flecha de cuatro puntas. Cuando esté así pulsa el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastra la etiqueta hasta ponerla a la derecha del campo VELOCIDAD DE OBTURACIÓN. Suelta el botón del ratón y te tiene que haber quedado como puedes ver en la captura 9. Si pulsas sobre el botón Vista formulario, te debería quedar como ves en la captura 10.
Ahora vas a crear un par de etiquetas más, concretamente las etiquetas “mm” y “f”. Así es que procede del mismo modo que antes y situalas en su sitio correspondiente. Es decir, la etiqueta “mm” hay que ponerla a la derecha del campo DISTANCIA FOCAL, y la etiqueta "f" a la derecha del campo APERTURA DE DIAFRAGMA.
Colócalas en su sitio, haz clic sobre el botón “Vista formulario” y te tiene que haber quedado como puedes ver en la captura 11. Cierra el formulario y dale el nombre de Fotografías, que de momento has terminado con él.Ya tienes dos formularios, uno con los campos de la tabla Carpetas y el otro con los campos de la tabla Fotografías.
Pero hay algo que no cuadra, porque si ahora empezaras a meter información en la base de datos, tendrías que abrir el formulario Carpetas, para introducir los datos de la carpeta contenedora, y después abrir el formulario Fotografías para hacer lo propio con los datos de las fotos, y eso como que no esta bien. ¿Cómo se soluciona? Pues creando un subformulario vinculado. ¡¡Hala, otro “palabro” raro, pensarás!!, ¿y eso cómo porras se hace? Pues te juro que es muy sencillo, porque solo hay que arrastrar y soltar, así de simple. Te explico como: Primero abres el formulario, en “Vista diseño”, que va hacer de formulario principal. En éste caso el formulario CARPETAS. Después, en el panel de exploración haces clic, con el botón izquierdo del ratón, sobre el formulario FOTOGRAFÍAS, y sin soltar el botón del ratón, arrástrale hasta un área vacía de la zona “Detalle” del formulario CARPETAS. Cuando sueltes el botón tendrás lo que ves en la captura 12. 
Es decir que tendrás un formulario (CARPETAS) con un subformulario (FOTOGRAFÍAS). Así de simple. El siguiente paso es vincular el subformulario con el formulario, para ello selecciona todo el subformulario haciendo clic sobre él. Sabrás que está seleccionado cuando veas un recuadro con tiradores, tal y como lo ves en la captura 12. Cuando esté seleccionado pulsa la tecla “F4” para mostrar la ventana de propiedades del subformulario, busca la pestaña “Datos” y haz clic sobre ella para activarla. Verás lo que muestra la captura 13. 
Seguramente en las filas “Vincular campos principales” y “Vincular campos secundarios” no haya nada escrito, así es que haz clic donde señala la flecha roja para mostrar la ventana “Vinculador de campos de subformulario”. Debes elegir en “Campos principales” el campo CÓDIGO CARPETA que pertenece a la tabla Carpetas. Y en “Campos secundarios”, el campo CÓDIGO CARPETA que pertenece a la tabla Fotografías. Haz clic en “Aceptar” y el formulario y el subformulario habrán quedado vinculados. De ésta forma en el cuadro Propiedades del subformulario podrás ver los campos vinculados de la tabla Carpetas y de la tabla Fotografías (como muestra la captura 13), así cada vez que des de alta una carpeta, los datos que teclees en el subformulario Fotografías quedarán vinculados a esa carpeta. Ahora entenderás porque es tan importante el haber hecho bien la relación entre las dos tablas que hiciste en la segunda entrega, si no fuera así sería imposible vincular ambos formularios. Ahora cierra el formulario y contesta afirmativamente a la pregunta que Access te hace de si quieres guardar los cambios.
Cuando hayas terminado, tu base de datos tendrá la configuración que puedes ver en la captura 14. Repasa todo bien y relájate que en la próxima entrega del mes que viene, vas a aprender a hacer algunos cambios en los formularios y aprenderás a crear otro formulario que va a contener un menú de navegación para que la base de datos tenga un aspecto más profesional. Y ya sabes que si tienes algún problema, o alguna consulta que hacer, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
Ángel Tejedor
Un aficionado a la fotografía
