LOS INFORMES (2)
Cuando me propuse explicar de una forma clarita, como se podía hacer una base de datos para almacenar las fotos que a todos se nos acumulan, no pensaba que iba hacer tantas entregas como si de un periodo de gestación se tratara (ésta ya es la novena). Pero soy de la opinión de los que creen que si quieres explicar algo a alguien, explícalo como a mí me gustaría que me lo explicasen, por eso pido disculpas si en algún momento he sido algo pesado, pero es que no conozco ninguna otra forma de explicar las cosas para que éstas las entienda todo el mundo que quiera seguirlas.
Dicho esto vamos a por la última parte de éste curso, tutorial o como quieras llamarlo. Lo primero de todo, como siempre, es abrir la base de datos “Datos fotográficos” (ya sabes cómo). Una vez abierta verás ante ti el menú principal y a la izquierda el Panel de exploración con todos los objetos que hasta ahora has creado, tal y como muestra la captura 1. Si al abrir la base de datos no vieras el menú principal, eso es que no has configurado la apertura de la base de datos para que se muestre. Para ver como se hace, y que cada vez que se abra la base de datos muestre el menú principal, pincha aquí para ver la entrega seis. Lo siguiente es que fijes tu atención en la Cinta de opciones y hagas clic en la ficha Crear. Dentro de las opciones que muestra esa ficha pon tu atención en el apartado Informes. Verás que en ese apartado hay un botón llamado Informe, captura 2. Para éste informe no vas a usar el asistente, créeme he hecho pruebas y los resultados no merecen la pena. Además, después de que el asistente terminara de hacer el informe, he tenido que estar un buen rato arreglando lo que el asistente no ha sabido hacer. Así es que para ese plan le digo a Access que me haga un informe tipo y después ya lo arreglaré en la vista diseño.
A continuación selecciona, en el Panel de exploración, el que tienes a la izquierda, la consulta en la que va a estar basado el informe, que es la consulta Distancia focal. Deberá quedar resaltada indicando que la tienes seleccionada, luego haz clic en el botón Informe que ves en la captura 2. En la pantalla te aparecerá un cuadro de diálogo en el que Access te pide que le teclees la distancia focal que deseas consultar. No te asustes que es normal, recuerda que el informe está basado en una consulta paramétrica, es decir, que cada vez que ejecutas la consulta, o cualquier objeto basado en esa consulta, Access te va a pedir que le introduzcas el parámetro que le falta para ejecutarla. Simplemente haz clic en Aceptar para que Access te muestre en unos segundos el informe terminado tal y como puedes ver en la captura 3. Evidentemente la distribución de los datos del informe no es la ideal, por eso haz clic el botón Vista diseño que está en la Cinta de opciones, para pasar a la ventana de diseño de informes.
A partir de ahora deberás recolocar los campos y las etiquetas tal y como hiciste en la creación de formularios, en entregas anteriores. Ya sé que es un pelín tedioso todo eso, pero créeme que después el informe terminado será muy chulo, solo es cuestión de tener paciencia. De todos modos si quieres usar el asistente para crearte el informe puedes hacerlo, pero te garantizo que también vas a tener que modificar el diseño del informe que el asistente te entrega. Una vez que el informe lo tengamos en la vista diseño, le iremos trabajando de la misma manera que hiciste cuando se crearon los formularios, y poco a poco, y con paciencia, conseguiremos un informe adaptado a tus necesidades poniendo los campos en la zona del informe que más te guste. Recuerda que la finalidad del informe es mostrar los resultados impresos, no en pantalla. Para eso ya están los formularios. Después de trabajarlo un poco, el informe que yo he creado tiene el aspecto que puedes ver en la captura 4. Si quieres puedes usar la distribución del informe de la captura 4, para guiarte en la creación del tuyo.
Antes de continuar un par de cosillas: 1º Cuando se crea un informe de ésta forma, Access establece una relación entre la etiqueta del campo y el campo, de tal manera que, en vista diseño, cuando intentamos mover o redimensionar por separado la etiqueta o el campo, Access no te deja. Para solucionarlo hay que romper esa asociación, y eso es muy sencillo. En vista diseño, selecciona un campo cualquiera, verás que aparece un especie de receptáculo, con líneas discontínuas, que rodea tanto a la etiqueta como al campo, es decir, has seleccionado todo de forma que si modificas el campo, también modificas la etiqueta. Bueno pues con el campo seleccionado, vete a la Cinta de opciones, y localiza la pestaña Organizar. Dentro de esa pestaña vete al grupo Diseño de controles, donde está el icono Quitar, señalado con una flecha azul en la captura 5. Solo tienes que hacer clic sobre ese icono y el formato que Access ha aplicado al campo y a la etiqueta, así como su asociación, quedarán eliminados. A partir de ahora ya podrás redimensionar, mover y aplicar formato por separado, al campo y a la etiqueta.
Cuando el informe esté a tu gusto y consideres que ya está terminado guárdalo y dale el nombre que quieras, yo le he llamado Fotos por distancia focal. Ahora el panel de exploración tendrá un objeto más en forma de un informe nuevo. Ya solo falta colocar el botón que abra el informe recién creado, y para ello tienes que proceder exactamente igual que cuando se insertó el botón del informe de la entrega anterior. Para ello abre el formulario Carpetas en Vista diseño. En la captura 7 puedes ver, rodeado por una elipse roja, la zona donde hay que colocar el botón, recuerda que en la entrega anterior hicimos un hueco para poder insertar los dos botones. En la Cinta de opciones, en la pestaña Diseño, está el grupo donde están los controles para insertar botones. Asegúrate que el botón del asistente está activado y después haz clic en el control de botones de comando. Posiciónate en la zona de la elipse roja de la captura 7, y haz clic ahí. Enseguida se abrirá la primera pantalla del asistente para botones de comando. En esa primera pantalla del asistente en la lista Categorías escoge Operaciones con informes, y en la lista Acciones, selecciona Vista previa del informe y haz clic en Siguiente. En la segunda ventana del asistente, debes elegir sobre que informe va actuar el botón. En la lista que aparece verás dos informes, el que creaste en la entrega anterior y el que acabas de crear llamado Fotos por distancia focal. Selecciónalo y haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera ventana del asistente. 
En esa nueva ventana, debes elegir que es lo que quieres que muestre el botón: Un texto o una imagen. Yo he elegido la opción Texto, y he tecleado Vista Distancia Focal, pulsa el botón Siguiente para pasar a última ventana del asistente. En esa ventana deja todo como está y haz clic en el botón Finalizar para salir del asistente. Ya solo queda darle al botón el formato adecuado, para que quede igual que los demás botones, ya sabes, el mismo tipo de letra, el mismo tamaño, etc. Para probar el nuevo botón, cambia a la vista formulario y pulsa sobre él. Access te pedirá que teclees la distancia focal que quieres ver. Si esa distancia focal está en la base de datos, Access te mostrará los datos de todas las fotos que estén disparadas a esa distancia focal y su correspondiente miniatura. Ahora Access no te mostrará nada porque no hay ninguna información en la base de datos. Una última cosa, si al hacer clic en el botón para ver la vista previa del informe, y este aparece cortado, es decir con orientación vertical, puedes cambiar esa orientación desde la vista preliminar, haciendo clic en el botón Horizontal del grupo Diseño de página en la pestaña Vista preliminar de la Cinta de opciones. . En la captura 9 puedes ver como queda el nuevo botón en el formulario Carpetas. Y en la captura 10 puedes ver el informe creado con unos datos que he tecleado en él para mostrar la apariencia general del informe.
Pero para terminar de una forma más redonda, te voy a enseñar como se introduce la información en la base de datos, y sobre todo como insertar la miniatura que se corresponda con los datos tecleados. Vuelve a abrir el formulario principal, el que tiene el menú de opciones, o cierra y vuelve a abrir la base de datos, contestando afirmativamente a las preguntas que Access te haga para guardar los cambios. Cuando tengas ante tí nuevamente el menú principal, pulsa sobre el botón Introducir Datos / Editar. Te aparecerá el formulario principal con el subformulario Fotografías integrado en él, (como ves en la captura 9) el cursor debería estar parpadeando en el campo Código Carpeta. Si no es así, haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre dicho campo. Introduce en ese campo el código que quieras, por si te sirve de guía yo he tecleado “c1” en referencia la primera letra de Carpeta, pero puedes teclear el código que quieras. Ahora pulsa la tecla TAB en el teclado y verás como la letra “c” se habrá puesto en mayúscula y el cursor habrá saltado al siguiente campo Nombre de la Carpeta. Si ésto no fuera así, es decir que el cursor salta a otro campo distinto, eso es porque el orden de tabulación, está alterado o cambiado. Tranquilo que eso se puede cambiar, no tienes más que cambiar el formulario a la vista diseño. Cuando estés en vista diseño, haz clic, con el botón secundario del ratón, en la sección Detalle del formulario. Verás un menú contextual con una serie de opciones, tienes que elegir Orden de tabulación. Te aparecerá una ventana mostrándote todos los controles que están en la sección Detalle, captura 11. Si quieres ver los controles del subformulario Fotografías, debes posicionarte en una zona vacía de dicho subformulario y proceder del mismo modo.
Ve tecleando los datos según se vaya posicionando el cursor en los campos correspondientes, y pulsa TAB cada vez que quieras cambiar de campo. Puedes usar el ratón, pero es más rápido si usas esa tecla. Cuando llegues al campo Ubicación, puedes hacer dos cosas: 1º Teclear directamente la ruta donde esté la foto en el disco duro o 2º, hacer un copia y pega de la ruta con ayuda del explorador de Windows. En cualquiera de los dos casos Access creará un hipervínculo a lo que introduzcas en ese campo, de forma que si pulsas sobre él Access te abrirá la carpeta contenedora de la foto, siempre y cuando la ruta sea la correcta, claro. Ve poco a poco introduciendo la información hasta que llegues al campo Observaciones. Teclea un pequeño comentario referido a la fotografía, como por ejemplo las condiciones de toma o una descripción de la foto. Ahora le llega el turno a la inserción de la fotografía en el formulario como una miniatura. En lugar de explicarte como se inserta la foto, es mejor que lo veas en un pequeño vídeo que te aclarará más las cosas.
Cuando hayas insertado la miniatura, solo debes pulsar sobre el botón Nueva foto, si la carpeta tiene más fotos, sino haz clic en el botón Carpeta siguiente, para pasar a la siguiente carpeta y crear un nuevo registro, luego solo queda repetir la misma rutina para introducir toda la información. Ya te advertí al principio, que la tarea de introducir información en una base de datos, es el trabajo más tedioso y monótono que hay, y contra eso solo puedes tener paciencia, y mucha.
Y con ésto hemos llegado al final, espero y deseo que éste tutorial te haya parecido interesante, y sobre todo espero que te haya sido útil y hayas aprendido como se crean bases de datos en Access adaptadas a la fotografía. Solo he querido, o he tratado, de llenar un vacío en éste aspecto. Yo se que hay bases de datos mucho más potentes y mucho mejor terminadas que ésta, pero son bases datos que siempre tienen más funciones de las que seremos capaces de usar, sobre todo la gente aficionada a la fotografía como yo, y que seguramente serán más caras. En comparación, ésta base de datos es mucho más humilde, pero tendrá algo que ninguna base de datos, por muy sofisticada o cara que sea, tendrá nunca: Es una base de datos adaptada a nuestras necesidades, y por lo tanto hecha a medida. Porque si no lo hacemos nosotros, ¿quién lo hará? Como siempre si tienes alguna duda sobre éste última entrega o sobre entregas anteriores, no dudes en ponerte en contacto conmigo, que con mucho gusto intentaré aclarartela. Hasta la próxima y feliz navidad y año nuevo.
Ángel Tejedor
Un aficionado a la fotografía
