LA MÁSCARA RÁPIDA

Desde que comencé en ésto de la fotografía digital, y que conste que solo soy un humilde aficionado, he llegado a realizar infinidad de selecciones en las fotos, usando las herramientas de selección, que todos los que usamos PhotoShop, conocemos bien y que se adaptan a la mayoría de las selecciones que podemos encontrarnos en una fotografía. Y más desde que aparecieron las versiones CS, que añadieron una nueva herramienta de selección llamada Selección  rápida, que a más de uno, y a una (incluido el que escribe ésto), le ha venido de perlas. Sin embargo me he dado cuenta que hay un tipo de selección, que no se si es por desconocimiento, o porque en realidad no es una herramienta de selección en sí, pero el caso es que he notado que se usa poco, por lo menos a mi me lo parece. Me estoy refiriendo al uso del modo Máscara rápida. Esta manera de seleccionar zonas de una foto, seguramente no será la más popular y creo que tampoco será la más rápida, pero puedo asegurar que es la más precisa de todas (sin ser realmente una herramienta de selección al uso) sobre todo si tenemos que seleccionar partes de la foto que son complejas, como por ejemplo las ramas de un árbol, los cabellos o algunas de las partes de los insectos, como patas, antenas, etc. Lo bueno de usar la máscara rápida, es que no necesitamos tener la última versión de PhotoShop instalada en nuestro ordenador, la versión 5, y creo que las anteriores, ya traían en su arsenal de herramientas y gadchets la máscara rápida.

Vamos a ver como podemos realizar una selección compleja, usando el modo de máscara rápida. Para ello voy a usar la foto de la derecha, en la que se ve a una abeja, que pillé hace ya tiempo, encima de la flor de la jara mientras estaba buscando comida, y que no es de las mejores que tengo, pero para ilustrar el uso de la máscara rápida, vale perfectamente. Como se puede apreciar en la foto, el insecto tiene partes que son bastante difíciles de seleccionar debido a su pequeño tamaño.

Voy a seleccionar una de las patas delanteras del insecto usando el modo de máscara rápida, para ello lo primero es aumentar el nivel del zoom lo suficiente como para trabajar con cierta comodidad. Una vez ampliada la zona de trabajo, hacemos clic sobre un icono pequeñito, que está situado al final de la barra de herramientas estándar de PhotoShop, y que es un rectángulo en cuyo interior hay un círculo. El que está señalado con una elipse en la imagen de la derecha. También se puede entrar en el modo de máscara rápida, pulsando la tecla "Q".

Cuando se pulsa ese icono, o la tecla "Q", aparentemente parece que no ha pasado nada, sin embargo, y aunque no se aprecie, las herramientas de pintura ya no pintan, solamente marcan. Y lo hacen con un tinte rosa magenta y que será con lo que vayamos cubriendo la zona a seleccionar, ya que realmente lo que hacemos es enmascarar la zona que nos interesa de la foto. Así es que seleccionamos la herramienta pincel y en la barra de propiedades de la herramienta, ajustamos los diferentes parámetros de ésta. Primero ajustamos el tamaño del pincel a la zona en la que vamos a pintar. En éste caso el tamaño del pincel lo he ajustado a 9 píxeles y con un contorno definido. El modo lo dejamos en normal y tanto la opacidad como el flujo, lo dejamos al 100 %. A partir de ahora solo nos queda ir pintando, encima de la pata elegida del insecto, hasta cubrir todo el área que tengamos que seleccionar. No es necesario tener un pulso de cirujano, tan solo hay que ir poco a poco cubriendo la zona que nos interese seleccionar, y si necesitamos ampliar más la imagen, pues se amplia.
Casi con toda seguridad, mientras estemos pintando, en éste caso por encima de la pata, nos pasaremos y pintaremos una zona que no hay que pintar. No hay problema, si nos pasamos cambiamos la herramienta pincel, por la herramienta borrador. Ajustamos el tamaño de la herramienta y, al igual que hicimos con la herramienta pincel, el contorno del borrador lo ajustamos a definido. Pasamos la herramienta borrador, por el área en la que nos hayamos pasado pintando, para ir borrando poco a poco la máscara que hemos pintado, hasta ajustar el contorno a la pata del insecto. Y tranquilos, que no se borrará nada más que la máscara que hayamos pintado. 

De vez en cuando es conveniente ir pulsando la tecla "Q", para cambiar del modo máscara rápida al modo normal. De éste forma iremos viendo como va quedando la selección. He adjuntado un vídeo, en la que deliberadamente me he pasado pintando con la máscara para ilustrar como se puede borrar en donde nos hayamos pasado.

Cuando hayamos terminado de pintar la pata del insecto y esté a nuestro gusto, pulsamos la tecla "Q" para volver al modo normal y veremos que hay una selección y que aparentemente es la pata la que está seleccionada. Pues no, lo que está seleccionado es toda la foto menos la pata. En el modo máscara rápida, lo que se hace es proteger la zona sobre la que se pinta, enmascararla, de manera que cuando se vuelve al modo normal, lo que habíamos pintado es lo que NO ESTA SELECCIONADO. Lo que ocurre es que en el modo máscara rápida es más fácil pintar sobre lo que queremos seleccionar, que sobre lo que no queremos seleccionar. ¿Por qué? Pues porque es más fácil pintar sobre la pata, en este caso, que pintar sobre toda la foto menos sobre la pata. 

Al regresar al modo de edición normal, hacemos clic sobre el menú Selección, y elegimos la opción Invertir, para invertir la selección. En ese momento la pata es la que estará seleccionada y solo quedará ajustar la selección, haciendo clic en el botón "Perfeccionar el borde de la selección". Aunque si hemos sido minuciosos en el proceso de pintar, en el modo máscara rápida, no será necesario perfeccionar demasiado el borde de la selección.

Como he dicho antes, seguro que no es el método más rápido, ni el único para realizar selecciones. Es más lento, seguro que sí. Te lleva más tiempo hacer la selección, por supuesto que sí. Pero una vez acabado el proceso de ir enmascarando la zona, seguro que la selección será perfecta o casi, y como he dicho antes, para mí es el método más fiable de realizar selecciones complicadas en una foto. Y si no probarlo.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

OTRA FORMA DE FIRMAR LAS FOTOS

FIRMAR LAS FOTOS

Las fotos que la mayoría de nosotros hacemos como aficionados, en un porcentaje muy alto, van a parar a nuestro archivo personal. Pero una parte de esas fotos que hacemos, terminan, de una manera u otra, apareciendo por Internet. Eso trae un problema añadido, y es el que muchas otras personas se puedan aprovechar de tu trabajo, y terminen usando tus fotos para su propio beneficio. En esas circunstancias el autor de la, o las fotos, plagiadas, o usadas indebidamente, no se enteran del uso que están dando a sus fotos, hasta que es demasiado tarde. O dicho de otra forma; gente desaprensiva que se aprovecha del trabajo de otros, para su propio beneficio. Lo habitual en esos casos es firmar las fotos, bien con marcas de agua, bien subiéndolas a Internet a una resolución muy pobre o bien empleando otros métodos. Casi todos los que tenemos como afición la fotografía, conocemos que PhotoShop tiene herramientas, más o menos avanzadas, para firmar las fotos. También conocemos la existencia de programas que permiten hacer lo mismo, insertando algún tipo de marca en la foto, así se evita, en la medida de lo posible, que alguien pueda usar la foto para su propio beneficio, sin el consentimiento del autor.

Lo que yo propongo en ésta ocasión, es firmar la foto de una forma diferente, que no original, ya que creo que está casi todo inventando. Y esa forma diferente de firmar una foto es incrustar un Código de Barras. Por Internet hay muchos programas que sirven precisamente para eso, para generar un código de barras y luego incrustarlo en un documento, foto, o cualquier otro escrito en el que nosotros seamos el autor. Pero el programa que voy a usar para realizar el código de barras, y luego insertarlo en una foto, se llama Corel Draw en su versión 10. 

Corel Draw es un programa de dibujo vectorial que es capaz de leer muchos tipos de archivos de dibujo, incluido archivos CAD, pero que tiene la particularidad que también es capaz de leer archivos del tipo JPEG, bueno más que leerlos lo que hace es importarlos. Lo bueno de usar éste programa, es que no es necesario tener PhotoShop instalado en el ordenador, para firmar las fotos con un código de barras. Hasta donde yo se PhotoShop, de momento, no permite crear códigos de barras, aunque estaría muy bien que alguien con conocimientos de programación, creara un plugin para Photoshop, que permitiera crear códigos de barras.
Si tienes Corel Draw, basta con tener la foto en formato JPEG, que el propio programa se encargará de todo. Si no tienes Corel Draw, te puedes bajar una versión de prueba desde su página web www.corel.com. 

Si no te interesa comprarlo, en la versión de prueba puedes hacerte los códigos de barras que necesites, y luego exportarlos como imagen JPEG. Así los tendrás siempre a mano para insertarlos en las fotografías que quieras con PhotoShop. Ahora vamos a ver como se crea un código de barras, y que además es operativo, es decir, que una vez insertado en la foto, cualquier lector de códigos de barras podrá leer la información que contenga.

Lo primero de todo es abrir Corel Draw de la misma manera que se abren los programas basados en Windows, es decir, haciendo clic, o doble clic, sobre su icono o directamente desde el menú Inicio de Windows. En cualquier caso, y una vez abierto el programa, la interfaz de Corel Draw 10 es la que puedes ver en la captura 1.

Lo siguiente es crear un documento nuevo para poder trabajar con la foto y el código de barras, y para ello hay que hacer clic en el menú Archivo y elegir Nuevo. Aparecerá una pequeña ventana con varias opciones, solo hay que hacer clic en Nuevo gráfico. Dependiendo de como esté configurado el programa, en la pantalla aparecerá la representación de una hoja de papel en tamaño vertical, si pulsas en el botón que señala la flecha roja en la captura 1, podrás cambiar la orientación de la hoja de vertical a horizontal, así se trabajará mucho mejor. Lo siguiente es traer la foto a esa recién creada página, y para ello hay que hacer clic en el menú Archivo y elegir de todas las opciones la que se llama Importar. Aparecerá la ventana de la captura 2, en esa ventana tendrás que localizar la foto en tu disco duro. La ventana funciona exactamente igual a la ventana "Buscar" de cualquier otra aplicación basada en Windows. La única precaución es que en la lista Tipo de archivo, esté seleccionada la opción JPG-Mapa de bits JPEG, tal y como puedes ver en la captura 2.

La ventana importar tiene una casilla de verificación llamada Previsualización, es interesante que esa casilla esté marcada, así se podrá ver una miniatura del archivo a importar. Cuando se haya localizado a la foto, se hace clic en el botón Importar y el programa regresa a la página en blanco inicial. Aparentemente parece que no ha pasado nada y la imagen no ha sido importada, pero para que la imagen aparezca en el nuevo documento, solo hay que hacer clic, con el botón izquierdo del ratón, en la zona que quieras de la representación de la hoja de papel. Sin soltar el botón del ratón, arrastra éste hasta el tamaño que nos interese. Mientras estas arrastrando, el cursor tomará una forma parecida a la de un cartabón. Cuando el tamaño sea el deseado, se suelta el botón y la imagen seleccionada aparecerá tal y como muestra la captura 3, en la que se puede ver como el programa muestra los 8 tiradores de redimensionamiento, indicando que la foto está seleccionada y que podrá ser redimensionada al tamaño que se quiera.

Lo siguiente es insertar directamente el código de barras, para ello se hace clic en el menú Edición y después en la opción Insertar código de barras. Aparecerá la primera ventana del asistente, captura 4. En esa primera ventana del asistente es donde se escoge el tipo de código de barras, de un total de 18 modelos estándar, solo hay que elegir el tipo que más se adapte a nuestras necesidades. Yo he elegido el Código 39, que es un tipo de código que permite incluir tanto dígitos como caracteres alfanuméricos. Solo hay que teclear los datos que queramos incluir en el código de barras, en las cajas de texto de la ventana. Yo he incluido un código numérico y mi nombre, de ésta manera el código generado tendrá la distribución de las barras en función de los datos tecleados, así cada vez que ese código sea leído por un lector de códigos, la información que hayas tecleado en ésta primera pantalla del asistente, es la que el lector mostrará. Se hace clic en Siguiente para pasar a la segunda pantalla del asistente.

En esa segunda pantalla puedes ajustar parámetros como la resolución de la impresora, las unidades (pulgadas, milímetros, centímetros) y otros datos relativos a la presentación del código de barras. Lo mejor es dejar los datos de esa ventana tal y como se ve en la captura 5, y se hace clic en Siguiente, para pasar a la última pantalla del asistente. En la última ventana, solo hay que elegir el tipo de letra en que quieras que aparezca lo que has tecleado en la primera ventana del asistente, así como el grosor y la alineación del texto. Es interesante dejar marcadas las casillas de verificación Mostrar datos FACT, Mostrar asteriscos y Mostrar caracteres alfanuméricos. Ya solo queda hacer clic en el botón Finalizar, para que el asistente genere un código de barras.

En la captura 6, se puede ver el código generado por el asistente, que por otro lado es una imagen independiente, por lo que esa imagen ya se podría guardar y usarla como imagen JPEG en otra foto. Sin embargo así tal y como está no queda muy bien, el código de barras tapa parte de la imagen y tiene un fondo blanco que no esta muy bien que digamos, por lo que vamos a mejorar el código de barras. Con él seleccionado, se hace clic en el menú Mapa de bits y se selecciona la opción Convertir a mapa de bits. En la ventana que aparece se puede seleccionar la resolución que va a tener el nuevo mapa de bits y el modo de color. Es conveniente seleccionar el mismo tipo de modo de color que la foto principal, y la misma cantidad de resolución. Las casillas de verificación Alisado y Aplicar perfil ICC, hay que marcarlas. Se hace clic en Aceptar y si aparece un mensaje de advertencia diciendo que el mapa de bits resultante podría ser demasiado grande, haz clic en Si y la imagen del código de barras pasa a ser un mapa de bits, por lo que ya se le pueden aplicar diferentes efectos y correcciones.

Lo siguiente es hacer que el código de barras sea transparente, es decir, que se pueda ver la imagen a través de las barras del código pero sin que el código deje de verse, para ello y sin dejar de seleccionar el código, se hace clic en la herramienta Transparecia interactiva, que está situada en la parte izquierda de la pantalla. En la captura 7, y señalada con una flecha roja, está la herramienta mencionada. 

Al seleccionarla, podremos configurar algunos parámetros en la barra de propiedades que se encuentra en la parte superior de la pantalla, justo debajo de la barra de menús. Captura 8. En dicha captura, y marcado con una elipse roja, se puede ver que parámetros hay que escoger para que el código de barras tome la apariencia que muestra la captura 9, donde se puede observar como la parte de la foto que ocupa el código de barras, se puede ver a través de éste.

Por último se recoloca el código en la parte de la foto que más nos interese y ya solo queda  exportar la foto a JPEG, para ello solo hay que hacer clic en el menú Archivo y seleccionar la opción Exportar. En la ventana que aparece, se selecciona en Tipo de archivo (JPG-Mapa de bits JPEG). Al hacer clic en Aceptar aparece otra ventana en la que habrá que elegir el modo de color (RGB o CMYK entre otros) y el tamaño y la resolución de la foto. Antes de exportar la foto, y que la imagen y el código de barras formen un todo, se puede exportar por separado el código de barras, y así poder usarlo para otras imágenes usando PhotoShop de la forma habitual.

Por último, si no te apetece descargarte la versión de prueba de Corel Draw, haciendo clic aquí, podrás ir a una página que genera códigos de barras del tipo que yo he elegido. Es solo un sitio, pero en Internet hay más.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA IX, Y ÚLTIMA

LOS INFORMES (2)

Cuando me propuse explicar de una forma clarita, como se podía hacer una base de datos para almacenar las fotos que a todos se nos acumulan, no pensaba que iba hacer tantas entregas como si de un periodo de gestación se tratara (ésta ya es la novena). Pero soy de la opinión de los que creen que si quieres explicar algo a alguien, explícalo como a mí me gustaría que me lo explicasen, por eso pido disculpas si en algún momento he sido algo pesado, pero es que no conozco ninguna otra forma de explicar las cosas para que éstas las entienda todo el mundo que quiera seguirlas.

Dicho esto vamos a por la última parte de éste curso, tutorial o como quieras llamarlo. Lo primero de todo, como siempre, es abrir la base de datos “Datos fotográficos” (ya sabes cómo). Una vez abierta verás ante ti el menú principal y a la izquierda el Panel de exploración con todos los objetos que hasta ahora has creado, tal y como muestra la captura 1. Si al abrir la base de datos no vieras el menú principal, eso es que no has configurado la apertura de la base de datos para que se muestre. Para ver como se hace, y que cada vez que se abra la base de datos muestre el menú principal, pincha aquí para ver la entrega seis. Lo siguiente es que fijes tu atención en la Cinta de opciones y hagas clic en la ficha Crear. Dentro de las opciones que muestra esa ficha pon tu atención en el apartado Informes. Verás que en ese apartado hay un botón llamado Informe, captura 2. Para éste informe no vas a usar el asistente, créeme he hecho pruebas y los resultados no merecen la pena. Además, después de que el asistente terminara de hacer el informe, he tenido que estar un buen rato arreglando lo que el asistente no ha sabido hacer. Así es que para ese plan le digo a Access que me haga un informe tipo y después ya lo arreglaré en la vista diseño.

A continuación selecciona, en el Panel de exploración, el que tienes a la izquierda, la consulta en la que va a estar basado el informe, que es la consulta Distancia focal. Deberá quedar resaltada indicando que la tienes seleccionada, luego haz clic en el botón Informe que ves en la captura 2. En la pantalla te aparecerá un cuadro de diálogo en el que Access te pide que le teclees la distancia focal que deseas consultar. No te asustes que es normal, recuerda que el informe está basado en una consulta paramétrica, es decir, que cada vez que ejecutas la consulta, o cualquier objeto basado en esa consulta, Access te va a pedir que le introduzcas el parámetro que le falta para ejecutarla. Simplemente haz clic en Aceptar para que Access te muestre en unos segundos el informe terminado tal y como puedes ver en la captura 3. Evidentemente la distribución de los datos del informe no es la ideal, por eso haz clic el botón Vista diseño que está en la Cinta de opciones, para pasar a la ventana de diseño de informes. 

 A partir de ahora deberás recolocar los campos y las etiquetas tal y como hiciste en la creación de formularios, en entregas anteriores. Ya sé que es un pelín tedioso todo eso, pero créeme que después el informe terminado será muy chulo, solo es cuestión de tener paciencia. De todos modos si quieres usar el asistente para crearte el informe puedes hacerlo, pero te garantizo que también vas a tener que modificar el diseño del informe que el asistente te entrega. Una vez que el informe lo tengamos en la vista diseño, le iremos trabajando de la misma manera que hiciste cuando se crearon los formularios, y poco a poco, y con paciencia, conseguiremos un informe adaptado a tus necesidades poniendo los campos en la zona del informe que más te guste. Recuerda que la finalidad del informe es mostrar los resultados impresos, no en pantalla. Para eso ya están los formularios. Después de trabajarlo un poco, el informe que yo he creado tiene el aspecto que puedes ver en la captura 4. Si quieres puedes usar la distribución del informe de la captura 4, para guiarte en la creación del tuyo.

Como puedes comprobar el aspecto del informe ha mejorado bastante, aunque tiene una apariencia un tanto rara debido a que no hay ninguna información introducida en la base de datos. 

Antes de continuar un par de cosillas: 1º Cuando se crea un informe de ésta forma, Access establece una relación entre la etiqueta del campo y el campo, de tal manera que, en vista diseño, cuando intentamos mover o redimensionar por separado la etiqueta o el campo, Access no te deja. Para solucionarlo hay que romper esa asociación, y eso es muy sencillo. En vista diseño, selecciona un campo cualquiera, verás que aparece un especie de receptáculo, con líneas discontínuas, que rodea tanto a la etiqueta como al campo, es decir, has seleccionado todo de forma que si modificas el campo, también modificas la etiqueta. Bueno pues con el campo seleccionado, vete a la Cinta de opciones, y localiza la pestaña Organizar. Dentro de esa pestaña vete al grupo Diseño de controles, donde está el icono Quitar, señalado con una flecha azul en la captura 5. Solo tienes que hacer clic sobre ese icono y el formato que Access ha aplicado al campo y a la etiqueta, así como su asociación, quedarán eliminados. A partir de ahora ya podrás redimensionar, mover y aplicar formato por separado, al campo y a la etiqueta.

2º Antes de dar por terminado al informe, es conveniente que elimines algunas cosas que Access ha incluido en el momento de crearlo. Si estás en Vista diseño, podrás ver que el informe esta dividido en varias secciones. De arriba abajo las secciones son: Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del informe. Access ha incluido en la sección Pie del informe, un control llamado Cuenta, que es un contador de registros. Si quieres mantenerlo no debes eliminar la asociación de ese control que está asociado al campo Distancia focal, ya que si quitas esa asociación en ese control, cuando vuelvas a la vista informe, verás que aparece la palabra #Error. Mi consejo es que elimines ese control, así en el informe, dejarás espacio en la sección Pie del informe y ese espacio lo podrás usar para insertar otra cosa, por ejemplo una imagen pequeñita a modo de logotipo. Una vez eliminado ese control, y si no vas a colocar nada en él, podrás reducir la sección Pie del informe para que ésta no aparezca en el informe impreso. Para que sepas como se reducen o eliminan esas secciones, y veas como se quitan las asociaciones entre los campos y las etiquetas, te he incluido un pequeño vídeo para que veas como se hace. Si te fijas en el vídeo, cuando se selecciona el control, verás las líneas discontinuas de las que antes he hablado.

Cuando el informe esté a tu gusto y consideres que ya está terminado guárdalo y dale el nombre que quieras, yo le he llamado Fotos por distancia focal. Ahora el panel de exploración tendrá un objeto más en forma de un informe nuevo. Ya solo falta colocar el botón que abra el informe recién creado, y para ello tienes que proceder exactamente igual que cuando se insertó el botón del informe de la entrega anterior. Para ello abre el formulario Carpetas en Vista diseño. En la captura 7 puedes ver, rodeado por una elipse roja, la zona donde hay que colocar el botón, recuerda que en la entrega anterior hicimos un hueco para poder insertar los dos botones. En la Cinta de opciones, en la pestaña Diseño, está el grupo donde están los controles para insertar botones. Asegúrate que el botón del asistente está activado y después haz clic en el control de botones de comando. Posiciónate en la zona de la elipse roja de la captura 7, y haz clic ahí. Enseguida se abrirá la primera pantalla del asistente para botones de comando. En esa primera pantalla del asistente en la lista Categorías escoge Operaciones con informes, y en la lista Acciones, selecciona Vista previa del informe y haz clic en Siguiente. En la segunda ventana del asistente, debes elegir sobre que informe va actuar el botón. En la lista que aparece verás dos informes, el que creaste en la entrega anterior y el que acabas de crear llamado Fotos por distancia focal. Selecciónalo y haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera ventana del asistente.  

En esa nueva ventana, debes elegir que es lo que quieres que muestre el botón: Un texto o una imagen. Yo he elegido la opción Texto, y he tecleado Vista Distancia Focal, pulsa el botón Siguiente para pasar a última ventana del asistente. En esa ventana deja todo como está y haz clic en el botón Finalizar para salir del asistente. Ya solo queda darle al botón el formato adecuado, para que quede igual que los demás botones, ya sabes, el mismo tipo de letra, el mismo tamaño, etc. Para probar el nuevo botón, cambia a la vista formulario y pulsa sobre él. Access te pedirá que teclees la distancia focal que quieres ver. Si esa distancia focal está en la base de datos, Access te mostrará los datos de todas las fotos que estén disparadas a esa distancia focal y su correspondiente miniatura. Ahora Access no te mostrará nada porque no hay ninguna información en la base de datos. Una última cosa, si al hacer clic en el botón para ver la vista previa del informe, y este aparece cortado, es decir con orientación vertical, puedes cambiar esa orientación desde la vista preliminar, haciendo clic en el botón Horizontal del grupo Diseño de página en la pestaña Vista preliminar de la Cinta de opciones. . En la captura 9 puedes ver como queda el nuevo botón en el formulario Carpetas. Y en la captura 10 puedes ver el informe creado con unos datos que he tecleado en él para mostrar la apariencia general del informe.

Ya solo queda guardar los cambios realizados y dar por terminado la creación de la base de datos.

Pero para terminar de una forma más redonda, te voy a enseñar como se introduce la información en la base de datos, y sobre todo como insertar la miniatura que se corresponda con los datos tecleados. Vuelve a abrir el formulario principal, el que tiene el menú de opciones, o cierra y vuelve a abrir la base de datos, contestando afirmativamente a las preguntas que Access te haga para guardar los cambios. Cuando tengas ante tí nuevamente el menú principal, pulsa sobre el botón Introducir Datos / Editar. Te aparecerá el formulario principal con el subformulario Fotografías integrado en él, (como ves en la captura 9) el cursor debería estar parpadeando en el campo Código Carpeta. Si no es así, haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre dicho campo. Introduce en ese campo el código que quieras, por si te sirve de guía yo he tecleado “c1” en referencia la primera letra de Carpeta, pero puedes teclear el código que quieras. Ahora pulsa la tecla TAB en el teclado y verás como la letra “c” se habrá puesto en mayúscula y el cursor habrá saltado al siguiente campo Nombre de la Carpeta. Si ésto no fuera así, es decir que el cursor salta a otro campo distinto, eso es porque el orden de tabulación, está alterado o cambiado. Tranquilo que eso se puede cambiar, no tienes más que cambiar el formulario a la vista diseño. Cuando estés en vista diseño, haz clic, con el botón secundario del ratón, en la sección Detalle del formulario. Verás un menú contextual con una serie de opciones, tienes que elegir Orden de tabulación. Te aparecerá una ventana mostrándote todos los controles que están en la sección Detalle, captura 11. Si quieres ver los controles del subformulario Fotografías, debes posicionarte en una zona vacía de dicho subformulario y proceder del mismo modo.

En la captura 11 puedes ver en la lista, el orden de tabulación de los campos, así como el orden de los botones de comando. Ten en cuenta que el campo que está al principio de la lista, es donde se posicionará el cursor. En el ejemplo de la captura 11, si el cursor está en el campo CÓDIGO CARPETA, cuando pulses la tecla TAB, el cursor saltará al campo NOMBRE DE LA CARPETA. Y así sucesivamente. En esa ventana puedes cambiar el orden de tabulación, arrastrando y soltando, o pulsando el botón Orden automático.

Ve tecleando los datos según se vaya posicionando el cursor en los campos correspondientes, y pulsa TAB cada vez que quieras cambiar de campo. Puedes usar el ratón, pero es más rápido si usas esa tecla. Cuando llegues al campo Ubicación, puedes hacer dos cosas: 1º Teclear directamente la ruta donde esté la foto en el disco duro o 2º, hacer un copia y pega de la ruta con ayuda del explorador de Windows. En cualquiera de los dos casos Access creará un hipervínculo a lo que introduzcas en ese campo, de forma que si pulsas sobre él Access te abrirá la carpeta contenedora de la foto, siempre y cuando la ruta sea la correcta, claro. Ve poco a poco introduciendo la información hasta que llegues al campo Observaciones. Teclea un pequeño comentario referido a la fotografía, como por ejemplo las condiciones de toma o una descripción de la foto. Ahora le llega el turno a la inserción de la fotografía en el formulario como una miniatura. En lugar de explicarte como se inserta la foto, es mejor que lo veas en un pequeño vídeo que te aclarará más las cosas.

Cuando hayas insertado la miniatura, solo debes pulsar sobre el botón Nueva foto, si la carpeta tiene más fotos, sino haz clic en el botón Carpeta siguiente, para pasar a la siguiente carpeta y crear un nuevo registro, luego solo queda repetir la misma rutina para introducir toda la información. Ya te advertí al principio, que la tarea de introducir información en una base de datos, es el trabajo más tedioso y monótono que hay, y contra eso solo puedes tener paciencia, y mucha.

Y con ésto hemos llegado al final, espero y deseo que éste tutorial te haya parecido interesante, y sobre todo espero que te haya sido útil y hayas aprendido como se crean bases de datos en Access adaptadas a la fotografía. Solo he querido, o he tratado, de llenar un vacío en éste aspecto. Yo se que hay bases de datos mucho más potentes y mucho mejor terminadas que ésta, pero son bases datos que siempre tienen más funciones de las que seremos capaces de usar, sobre todo la gente aficionada a la fotografía como yo, y que seguramente serán más caras. En comparación, ésta base de datos es mucho más humilde, pero tendrá algo que ninguna base de datos, por muy sofisticada o cara que sea, tendrá nunca: Es una base de datos adaptada a nuestras necesidades, y por lo tanto hecha a medida. Porque si no lo hacemos nosotros, ¿quién lo hará? Como siempre si tienes alguna duda sobre éste última entrega o sobre entregas anteriores, no dudes en ponerte en contacto conmigo, que con mucho gusto intentaré aclarartela. Hasta la próxima y feliz navidad y año nuevo.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA VIII

LOS INFORMES

Hola a todos y todas. En ésta penúltima entrega (la octava) de la creación de una base de datos sencilla, voy a explicar, tal y como adelanté en la entrega anterior, la elaboración de un informe que va a mostrar los datos de las fotos disparadas, a una velocidad de 1/125 avo de segundo, y que está basado en la consulta del mismo nombre que ya hiciste en la tercera entrega.

Evidentemente la presentación de la información en la pantalla hay que cuidarla para que ésta no se vea de una forma anárquica, pero si la presentación de los datos en pantalla es importante, la presentación de esos datos en el formato impreso lo es aún más si cabe. Yo soy de los que piensan que la información escrita, tiene que estar escrupulosamente presentada, más que lo que se ve por la pantalla, ya que eso dirá mucho de nosotros sobre todo si decimos que somos los creadores de la base de datos. En Access, la información impresa la representan los informes, y la creación de éstos no es tan complicada como aparentemente pueda parecer. El informe que vas a aprender a crear, va a mostrar los datos de las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo. Para empezar abre la base de datos (ya deberías de saber como) y cuando esté abierta lo primero que verás es el formulario que hace las veces de menú principal, y que tiene dos botones: Introducir datos/Editar y Salir.Ahora tienes que hacer clic en la pestaña Crear de la cinta de opciones, para que se muestren todas las opciones que tiene esa pestaña. Verás algo parecido a lo que muestra la captura 9. En esa captura centrate en el apartado Informes y haz clic en donde señala la flecha roja, para activar la primera pantalla del asistente para crear informes.

En ésta primera pantalla lo que te pregunta el asistente es ¿qué campos quieres incluir en el informe?, pudiendo elegir entre una o varias tablas, o una o varias consultas, o incluso de ambas. Como los campos que nos interesan para el informe, estan en la consulta Fotos disparadas a 1/125, elegimos ésta consulta en la lista desplegable Tablas/Consultas. Esto hará que en la columna Campos disponibles, se muestren los campos que tiene esa consulta. Lo siguiente es pulsar en el botón que tiene dos flechitas hacia la derecha, para pasar todos los campos a la columna Campos seleccionados, ya que el informe mostrará toda esa información. La primera pantalla del asistente quedará como ves en la captura 10.

Pulsa el botón siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda pantalla, captura 11, el asistente te pregunta como deseas ver los datos en el informe, y para ello te ofrece dos opciones. Datos por Carpetas o por Fotografías, a la derecha puedes ver una vista previa esquemática de cómo va a quedar el informe, en función de la elección. Pero dado que la forma de presentar los datos en el papel es un poco personal, lo mejor es que antes pulses en el botón Mostrar más información, y veas algunos ejemplos que Access te ofrece. Solo tienes que elegir “por Carpetas” o “por Fotografías”, para ver los ejemplos. Yo he elegido “por Carpetas”. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla del asistente.

En la tercera ventana, captura 12, lo que te pregunta el asistente es si quieres agregar algún nivel de agrupamiento para mostrar los datos en el papel. Dado que se trata de un informe que va a mostrar los datos por la velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo, lo que he hecho ha sido elegir de la lista de la izquierda el campo Velocidad de obturación, y luego he pulsado el botón que está señalado con una flecha azul. La pantalla del asistente queda como se ve en la captura 12. Pulsa el botón Siguiente para continuar.

En ésta nueva pantalla, el asistente nos pide si queremos darle al informe algún nivel de ordenación. Aquí no hacemos nada y la dejamos tal cual. Pulsa el botón siguiente para pasar a la quinta pantalla. En ésta nueva pantalla, captura 13, el asistente te pide que le des al informe una distribución de los datos a imprimir y la orientación del papel. Aunque en la captura aparece seleccionado la orientación vertical del papel, yo he seleccionado Horizontal, ya que la información entra mejor en  el papel de forma apaisada, y así no hay que estar haciendo demasiados ajustes. Pero como lo considero algo personal, es mejor que cada cual experimente con las opciones de Distribución y Orientación del papel. Cada vez que se selecciona una opción, el grafico de la izquierda va cambiando, por lo que puede ayudarte a elegir una distribución. Si cuando llegues al final del asistente no te gusta como queda el informe, tienes dos opciones: 1º Lo borras y empiezas de nuevo con el asistente y 2º. Lo dejas tal y como te lo ha dejado el asistente y sobre él comienzas a modificarlo, lo que prefieras. Personalmente, en ésta pantalla, suelo usar siempre la distribución En pasos, y si algo no me convence de cómo queda, lo ajusto de forma independiente. Lo que si es importante es que marques la casilla que señala la flecha roja de la captura 13, de ésta forma fuerzas a Access a que meta todos los campos en la misma página. Pulsa Siguiente para pasar a la sexta pantalla. 

Ésta nueva pantalla es para que elijas el color y el aspecto final del informe, ya que en función de lo que selecciones aquí, el formato del texto impreso, así como su color, cambiará. Como siempre y dado que se trata de un asunto de aspecto, que cada cual elija el que más le guste. Yo he elegido el aspecto Concurrencia de todos los que vienen en la lista. Cuando hayas elegido uno que te guste, o que se acomode a tus gustos, pulsa Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. Aquí solo tendrás que darle al informe un título, el que quieras, yo le he llamado Fotos a 1/125 avo, y elegir entre si quieres ver el informe en vista diseño, o en vista previa. Por defecto está señalada la opción vista previa, así es que deja la opción por defecto para ver como te queda el informe. Si algo no te gusta, puedes elegir la vista diseño desde la pestaña Inicio y después hacer clic en el primer botón de la izquierda de la cinta de opciones, el que se llama Ver.

Pulsa el botón Finalizar, para que el asistente comience la creación del informe, y en unos instantes te lo mostrará. Si todo ha ido bien, tendrás un informe parecido a lo que muestra la captura 14. Claro está que dependerá del aspecto que le hayas dado al informe. Evidentemente ahora, no sale nada porque no hay datos en la base de datos. Si quieres ver como quedaría la distribución de la información, solo tienes que teclear algunos datos para ver el efecto. Como siempre si quieres cambiar el color, el formato o el tipo de letra, solo tienes que acceder al informe en su vista diseño, y desde ahí recolocar, cambiar o ajustar lo que quieras, o lo que esté mal. Recuerda como cambiaste el aspecto de los campos en la entrega de los formularios, porque en los informes se hace de la misma manera. Si después de todos los cambios estás satisfecho con el aspecto del informe, ciérralo y a la pregunta de si quieres guardar los cambios, contesta “Si”.

Para terminar ésta octava entrega, vas a poner un botón en el formulario Carpetas, que se encargue de mostrar una vista previa del informe recién creado, para así, desde esa vista previa, poder imprimirlo. Para ello abre el formulario Carpetas en vista diseño, que a éstas alturas ya debes de saber como hacerlo. Una vez abierto, tendrás en tu pantalla lo que muestra la captura 15. El botón que vas a crear lo vas a situar en la zona que está rodeada por la elipse roja, al lado de los botones que ya existen.

Para que los botones quepan sin problemas, recuerda que son dos informes los que vas hacer, selecciona todos los botones que ya tienes en el formulario, haciendo clic sobre cada uno de ellos, mientras tienes presionada la tecla Mayusculas. Cuando estén seleccionados los cuatro botones, desplázalos hacia la izquierda hasta dejarlos como muestra la captura 16, en la que rodeados por una elipse azul, los botones los he desplazado a la izquierda y un poco hacia arriba. De ésta forma ya tenemos el sitio suficiente para insertar dos botones más. Primero vamos a insertar el que muestra una vista previa del informe recién creado. En la entrega siguiente haremos el otro botón.

Sin salir de la vista diseño, haz clic en donde señala la flecha roja de la captura 17, asegurándote que el botón del asistente (flecha azul de la captura 17) esté activado. Haz clic a la derecha del botón Eliminar Carpeta del formulario, para que arranque la primera pantalla del asistente para controles.

Aparecerá la primera pantalla del asistente para botones de comando. Captura 18. En ésta primera pantalla hay que seleccionar, en la columna Categorías, la opción Operaciones con informes. Y en la columna Acciones, la opción Vista previa del informe, tal y como muestra la captura 18. Pulsa el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda ventana tienes que elegir que informe quieres que el botón muestre en la vista previa, como solo tienes un informe creado, solo tienes que hacer clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla.

En la tercera pantalla, captura 19, tienes que elegir si quieres que el botón muestre un texto o una imagen. Yo he elegido un texto y he escrito  Vista 1/125 avo, pero cada cual es muy libre de poner en el botón lo que más le guste. Haz clic en Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. En ésta última pantalla haz clic en Finalizar para salir del asistente.

Ahora solo tienes que elegir el mismo tipo de letra y formato que tienen los otros botones, para dejarlo tal y como ves en la captura 20. Por cierto que para poder crear dos líneas de texto en el botón, y dejarlo como ves en dicha captura, solo tienes que posicionar el cursor entre la palabra Vista y 1/125 avo, después mantén pulsada la tecla Ctrl y pulsa la tecla Intro. Solo queda que pruebes el funcionamiento del botón, para ello cambia a vista formulario y presiónale, verás como el informe aparece ante tus ojos y desde la vista previa ya podrás imprimirlo, si quieres, pulsando el botón Imprimir que está en la Cinta de Opciones. Para cerrar la vista previa, pulsa sobre el botón rojo con el aspa blanca que está a la derecha de la Cinta de Opciones. Al final de todo tendrás en el panel de exploración de la base de datos, un objeto más tal y como puedes ver en la captura 21.

La próxima entrega será la última y en ella aprenderás a crear el otro informe y su correspondiente botón, y lo harás, si quieres claro, exactamente de la misma manera en que has creado éste informe y su botón. Y ya sabes que si tienes alguna duda, o pregunta, no tienes nada más que enviarme un correo electrónico y con mucho gusto te aclararé las cuestiones que quieras plantearme. Hasta la próxima.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA VII

Hola de nuevo. En ésta séptima entrega vas a terminar de crear los botones de control necesarios para que la base de datos funcione bien. Éstos botones los vas a crear en el formulario Carpetas y su creación es exactamente igual a los botones que creaste en la entrega anterior, es decir, que los vas a crear con el asistente para controles. Los botones son: Carpeta Siguiente, Carpeta Anterior y Eliminar Carpeta. Esos botones van a ser los encargados de navegar por las diferentes carpetas que va a tener, en un futuro, tu base de datos. Recuerda que en la entrega anterior ya creaste el botón Cerrar y que ubicaste en el formulario Carpetas. Pues bien estos tres nuevos botones se van a ubicar a continuación del botón Cerrar.

Para la creación de éstos tres botones, te voy a recordar como se hacía con el asistente, que ya lo expliqué en la entrega anterior, una vez creado el primer botón los otros se crean igual. Solo hay que escoger la opción adecuada, en las diferentes ventanas del asistente, en función de lo que queremos que haga el botón. Como siempre lo primero es abrir la base de datos “Datos Fotográficos”, para ello solo tienes que hacer clic en su icono, que estará en la carpeta donde la hayas guardado, o abrir directamente el programa y después hacer clic en el botón “Abrir”, que se encuentra en el menú desplegable del botón gordo de Office, que está en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Una vez abierta, verás lo que puedes ver en la Captura 1. Recuerda que en la entrega anterior, configuraste la base de datos para que cada vez que se abra, muestre el menú principal. Pulsa sobre el botón Introducir Datos / Editar y tendrás lo que ves en la captura 2. La Vista Formulario del formulario Carpetas con el subformulario Fotografías, con los botones que creaste en la entrega anterior, junto con el botón Cerrar. Para crear los tres botones nuevos, tendrás que cambiar de Vista Formulario, que es como lo tienes ahora, a Vista Diseño. ¿Recuerdas cómo se hacía? Si no lo recuerdas mira la captura 3, solo tienes que activar la pestaña “Inicio” y después hacer clic en donde señala la flecha roja primero, y en donde señala la flecha verde después, aunque a estas alturas ya deberías saber cambiar de vista con que solo te lo dijeran. Ya estamos en la Vista Diseño, ahora deberás localizar el control que permite crear los botones, para ello pulsa en la pestaña Diseño de la Cinta de Opciones. Recuerda que la Cinta de Opciones es donde se encuentran todas las pestañas que contienen todos los comandos de Access. Una vez pulsada la pestaña Diseño, deberás localizar el grupo Controles, que es donde se encuentra el control que necesitamos. Mira la captura 4. Lo que señala la flecha roja es el control que nos interesa y que se llama Botón de comando. Lo que indica la flecha verde es el botón del asistente para controles, que deberá estar pulsado para que cuando insertes el botón en el formulario, se active la ventana del asistente.

Haz clic en el botón que señala la flecha roja en la captura 4 (solo haz clic, no tienes que arrastrar) y posiciónate a la derecha del botón Cerrar que ya está creado en el formulario, y haz clic. Inmediatamente se mostrará la primera ventana del asistente para botones de comando. Captura 5. Como lo que queremos es que al pulsar el botón Access nos muestra la siguiente carpeta, en la columna Categorías seleccionamos Exploración de registros. Y en la columna Acciones, elegimos Ir al registro siguiente. Hacemos clic en el botón Siguiente para ir a la segunda ventana del asistente. Captura 6.

En esa nueva ventana del asistente, lo que tenemos que hacer es elegir una imagen, o un texto para el botón. Como el botón, al pulsarlo, queremos que vaya a la siguiente carpeta, pues marcamos la opción “Texto” y escribimos Carpeta Siguiente, o el texto que quieras, eso ya lo dejo a tu elección, como si quieres que el botón muestre una imagen. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera y última pantalla del asistente.

En ésta última pantalla solo hay que darle, si se quiere, un nombre descriptivo al botón, no confundir con el nombre que se la ha puesto en la segunda pantalla del asistente. Ese nuevo nombre es para poder identificar al botón, por si en un futuro, queremos programar el botón para que haga otra cosa distinta a lo que inicialmente se ha programado, o para poder acceder al código VBA del botón, a través de su ventana de propiedades. Normalmente el nombre que Access pone por defecto al botón suele bastar si no queremos programar nada en él, y como este es el caso, dejamos la ventana tal cual y pulsamos en el botón Finalizar, para salir de la ventana del asistente. Al cerrar la ventana del asistente, el nuevo botón estará seleccionado y solo habrá que darle los atributos necesarios para que se parezca a los demás botones ya creados, yo le he puesto como tipo de fuente “Rockwell” y le he dado un tamaño de 11 puntos a la fuente. Después se redimensiona el botón para que el texto quepa dentro de él, se alinea con el botón Cerrar que tenemos ya creado, y deberías de tener algo parecido a lo que ves en la captura 7, donde los dos botones están rodeados por una elipse. Los demás botones se crean igual, solo es necesario elegir las opciones adecuadas en el asistente. Cuando tengas creados los otros dos botones, asegúrate de colocarlos bien alineados, más que nada por aquello de que lo bien hecho bien parece. Cuando hayas terminado deberías tener algo similar a lo que puedes ver en la captura 8. Como puedes apreciar en dicha captura los botones que están rodeados por una elipse verde, se corresponden a los botones del subformulario y que servirán para moverse solo por las fotografías de la carpeta activa en ese momento. Mientras que los botones que están rodeados por una elipse roja, son los encargados de navegar por las carpetas, es decir, al pulsarlos nos moveremos solo por las carpetas grabadas en la base de datos y no por las fotos, salvo el botón Cerrar que como es lógico su cometido es el de cerrar tanto el formulario Carpetas como el subformulario Fotografías.

En la próxima entrega, que será la penúltima, explicaré la creación de uno de los dos informes que va a tener la base de datos. Esos informes te van a permitir sacar por impresora, una copia de las fotos grabadas en la base de datos. Te adelanto que el primer informe mostrará todas las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo, y que estará basado en una de las consultas que creaste, o leíste, anteriormente (ahora comprobarás la importancia de las consultas en Access). En la última entrega aprenderás a crear otro informe que mostrará a las fotografías disparadas a una determinada distancia focal, y que también estará basado en otra de las consultas creadas en la base de datos. Ya te adelanto que no es una tarea difícil, ni mucho menos, solo es una tarea laboriosa, pero tanto como tu quieras, y depende mucho de lo perfeccionista que seas en la presentación de los datos en una hoja impresa. Aunque si has seguido todas las entregas anteriores, comprobarás, cuando hagas los informes, que hacerlos es muy parecido a la creación de los formularios. Hasta pronto.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía.

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA (VI)

Hola a todos y todas. Después de las vacaciones, ya estoy aquí de nuevo para seguir con éste curso de creación de una base de datos fotográfica sencilla. Espero que tus vacaciones hayan sido buenas y que hayas tirado muchas fotos. Fotos que luego podrás organizar en la base de datos. Empecemos ya.

En la entrega del mes de julio, acabe diciendo que en ésta entrega iba a explicar como crear botones de control para moverse por los registros de la base de datos. En un principio puede parecer que crear los botones es algo complejo, sobre todo si esos botones hay que programarlos en Visual Basic (como te enseñe en la entrega anterior) pero ahora va a ser muy sencillo, ya que en ésta ocasión vamos a usar el asistente de controles, que nos va a facilitar enormemente la tarea.

Como siempre lo primero es abrir la base de datos “Datos Fotográficos”. Una vez abierta tendrás lo mismo que ves en la captura 1. Haz doble clic donde señala la flecha roja para abrir tanto el formulario Carpetas, como el formulario Fotografías, y tendrás lo que ves en la captura 2.

Los botones de control que vas a crear, son los que te van a permitir moverte por todos los registros de la base de datos, e inicialmente son: “Añadir Nueva Foto”, “Siguiente Foto”, “Foto Anterior”, “Última Foto”, “Primera Foto” y “Eliminar Foto”, esos botones los crearás en el subformulario Fotografías. Y después crearás otro botón en el Formulario Carpetas que será el botón “Cerrar”.

Te voy a enseñar a crear un par de botones con el asistente, ya que el resto de botones se crean igual, solo hay que elegir las opciones correctas para cada botón en el asistente. Para empezar tienes que cambiar de la vista formulario, a Vista Diseño, y para ello tendrás que hacer clic donde señala la flecha roja, en la captura 3, y después hacer clic en donde señala la flecha verde en la misma captura (la 3). Con ésta acción estarás en la vista diseño que es en donde podrás insertar los botones.       

Vamos a empezar con el primer botón que es “Añadir Nueva Foto”. Lo primero que tienes que hacer es clicar en la pestaña de la Cinta de Opciones (la barra superior) llamada Diseño. Mira la captura 4. En ella, en el grupo Controles y señalado con una flecha verde, está el botón que activa el asistente y que tienes que pulsar para que aparezca tan pronto coloques el “Botón de Comando”, que es el que está señalado con la flecha roja. Recuerda cuando creaste los botones de comando del menú principal en la entrega anterior. Cuando veas que el botón del asistente esta pulsado, haz clic sobre el botón del control “Botón de Comando”, solo tienes que hacer clic sobre él, ya que no es necesario mantener el botón del ratón pulsado. Sitúate en la zona que señala la flecha azul en la captura 5, y haz clic para crear el botón. No te preocupes ahora por el tamaño que ya lo ajustarás después. Tan pronto sueltes el botón del ratón, aparecerá la primera pantalla del asistente, captura 6. 

En ésta primera pantalla del asistente, deberás seleccionar en la columna “Categorías”, la categoría del botón. Como estamos creando el botón que va servir para “Agregar Foto”, seleccionamos de la lista de categorías la opción “Operaciones con registros”. Ahora nos centramos en la otra columna, la que se llama “Acciones”. En esa columna están todas las acciones disponibles para el botón, en la categoría seleccionada. Elegimos la primera de ellas, esto es “Agregar nuevo registro”, ya que eso es precisamente lo que queremos que haga el botón cuando se pulse, añadir una nueva foto a la carpeta. Hacemos clic en el botón "Siguiente" para pasar a la segunda pantalla del asistente.

En ésta nueva pantalla del asistente, captura 7, lo que tenemos que hacer es elegir que apariencia queremos que tenga el botón. Se puede elegir entre que tenga una imagen, o que tenga un texto, el que queramos. Solo hay que seleccionar la opción deseada y pasar a la siguiente pantalla del asistente. Si se quieren ver todas las imágenes disponibles, solo hay que marcar la opción “Mostrar todas las imágenes”. Yo me he decantado por poner un texto que explique lo que hace el botón, como el botón es para agregar un nuevo registro, pues le he puesto el texto “Nueva Foto”, pero como siempre cada cual es muy libre de poner lo que quiera en el botón. Incluso puede poner una imagen que esté almacenada en el disco duro, pulsando el botón Examinar. Cuando ya estemos satisfechos de la apariencia del botón, pasamos a la siguiente ventana del asistente haciendo clic en Siguiente.

La siguiente ventana, y la última, sirve para poner un nombre al botón. No confundir con el nombre que se le ha puesto en la segunda pantalla del asistente (captura 7). Ese nuevo nombre es para poder identificar al botón, en el caso de que queramos programarlo para que haga otra cosa distinta a lo que inicialmente queremos que haga, o para poder acceder al código VBA (Visual Basic Aplication) del botón, a través de su ventana de propiedades. Normalmente el nombre que propone por defecto Access suele bastar si no se quiere programar nada en él, y como éste es el caso pues dejamos el nombre que Access propone y pulsamos sobre el botón Finalizar para salir del asistente, y regresar a la Vista Diseño. Una vez que estemos en la Vista Diseño, veremos como el botón se ha insertado en el subformulario Fotografías, y que éste aparece ya seleccionado. Si le has puesto texto y la fuente no te gusta, con el botón seleccionado, solo tienes que ir a la cinta de opciones, y en el apartado “Fuentes” elegir la fuente, el color y el aspecto que más te guste para el texto. Yo he elegido para el botón la fuente Rockwell con un grosor de 11 puntos y en formato negrita. Si no tienes esa fuente instalada en tu ordenador, elige, de las que tengas, la que más te guste. Si me has seguido, con toda seguridad la fuente elegida se desbordará del botón y parte del texto no se verá. Solo tienes que redimensionar el botón hasta el tamaño adecuado, para que se vea el texto en el nuevo formato elegido. Si has seguido bien los pasos, te debería quedar algo parecido a lo que ves en la captura 8.

Para realizar el segundo botón “Siguiente Foto”, tienes que proceder de la misma forma, solo que en la primera ventana del asistente, captura 6, deberás elegir en la columna “Categoría”, la opción “Exploración de registros”, y en la columna “Acciones”, elegir la opción “Ir al siguiente registro”. Haces clic en el botón Siguiente y le pones al botón un texto descriptivo, o eliges una imagen. Lo mismo que has hecho con el primer botón, pero cambiando las acciones que quieres que haga el botón. Para éste segundo botón yo le he puesto como texto descriptivo “Siguiente Foto”, con el mismo tipo de letra y grosor que el botón anterior. Haz lo mismo con los demás botones, eligiendo la acción adecuada a cada botón, excepto el botón de “Cerrar”, ya que éste botón en lugar de ponerlo en el subformulario, hay que ponerlo en el formulario. Pero no te preocupes que ahora te explico como.

La única precaución que tienes que seguir para crear los botones, usando el asistente, es elegir en la primera ventana del asistente, Captura 6, la categoría adecuada y la acción correspondiente a lo que quieras que haga el botón. Si has seguido bien los pasos, tu pantalla se debería parecer a la que puedes ver en la captura 9, en la que se pueden apreciar todos los botones correctamente alineados. 

Para ver el efecto de la nueva apariencia del formulario, haz clic en el botón Vista formulario de la cinta de opciones, y verás algo parecido a lo que puedes ver en la captura 10, un subformulario con un aspecto más profesional y con los botones de control del subformulario debidamente colocados y totalmente operativos, solo que como no hay, de momento, ningún registro, pues seguramente no harán nada o te mostrarán algun mensaje de que esa acción no se puede llevar a cabo.

Vamos ahora con el último botón por el momento, el botón “Cerrar”, que se usará para cerrar tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías y regresará al menú principal. Vuelve a hacer clic en el botón que señala la flecha roja de la captura 3, y luego en el botón que señala la flecha verde de la misma captura, para volver a la Vista Diseño. Como todavía tendrás activado el asistente para controles, haz clic sobre el control del botón de comando (flecha roja de la captura 4) y sitúate en el formulario Carpetas y en la zona que está justo debajo del subformulario donde has creado los botones, pero fuera de él. En ese punto haz clic con el botón izquierdo del ratón para crear el botón. Te habrá aparecido el asistente, ahora busca en la cloumna de la izquierda, la que se llama “Categorías”, la opción “Operaciones con formularios”, seleccionala y en la columna de la derecha, la que se llama “Acciones”, elige la acción “Cerrar formulario”. Pulsa sobre el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente, selecciona la opción “Texto” teclea Cerrar, o elige un gráfico para el botón, lo que quieras. Haz clic en el botón Siguiente y después en el botón Finalizar para salir del asistente. Cambia el tipo de letra (si has elegido texto) al mismo formato que los botones que has creado anteriormente y sitúalo en una zona del formulario que más te agrade. Te tiene que haber quedado algo similar a lo que ves en la captura 11, es decir, fuera de donde has creado los botones anteriores.

Si vuelves a la vista formulario verás una pantalla similar a lo que muestra la captura 12, en la que puedes ver a los seis botones de control del subformulario, que solo manejan las fotos que en un futuro grabarás, y el solitario botón, por el momento, que cierra tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías. Prueba a pulsarlo y responde “Si” a la pregunta que te hace Access, verás como la ventana se cierra y aparece el menú principal. Ahora ya se parece más a una base de datos profesional ¿a qué sí?

Si por algún motivo no aparece el menú principal, no te asustes que tiene solución. Haz clic en el botón gordo que está situado en la esquina superior izquierda y que se llama Botón de Office. Se desplegará un menú de opciones, pulsa sobre el botón Opciones de Access, que está al lado del botón Salir de Access. Entrarás en el menú de opciones generales de Access. En ese menú busca la opción Base de datos actual y haz clic sobre ella. En la parte derecha de la pantalla se mostrarán las opciones para la base de datos actual. Céntrate en el apartado Opciones de aplicación, mira la captura 13 para guiarte.

Haz clic en el botón que señala la flecha roja, y se desplegará un pequeño menú mostrando todos los formularios que tiene tu base de datos. Haz clic sobre el formulario que señala la flecha verde y cierra la ventana haciendo clic en el botón Aceptar. Access te mostrará una ventana que te dice que para que los cambios tengan efecto deberás salir de Access y volver a abrir la base de datos. Haz clic en Aceptar y cierra la base de datos. Vuelve a abrirla y verás como ahora se muestra el menú principal directamente. Y esto ocurrirá cada vez que abras la base de datos.

Por el momento ya está bien por ahora, trata de comprender lo que has estado haciendo y si tienes alguna duda ya sabes, un correito y en cuanto pueda te mando la solución. En la proxima entrega harás más botones de control pero ésta vez en el formulario Carpetas, para controlar las carpetas en lugar de las fotos. También  aprenderás a crear un informe para sacar por impresora información sobre una o varias fotos. Te adelanto que serán dos informes, basados en las consultas que ya creaste en entregas anteriores, recuerda la consulta de mostrar fotos disparadas a una determinada distancia focal, o la de mostrar fotos que se hayan disparado a una velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo. Ánimo que ya queda poco.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía