CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA (VI)

Hola a todos y todas. Después de las vacaciones, ya estoy aquí de nuevo para seguir con éste curso de creación de una base de datos fotográfica sencilla. Espero que tus vacaciones hayan sido buenas y que hayas tirado muchas fotos. Fotos que luego podrás organizar en la base de datos. Empecemos ya.

En la entrega del mes de julio, acabe diciendo que en ésta entrega iba a explicar como crear botones de control para moverse por los registros de la base de datos. En un principio puede parecer que crear los botones es algo complejo, sobre todo si esos botones hay que programarlos en Visual Basic (como te enseñe en la entrega anterior) pero ahora va a ser muy sencillo, ya que en ésta ocasión vamos a usar el asistente de controles, que nos va a facilitar enormemente la tarea.

Como siempre lo primero es abrir la base de datos “Datos Fotográficos”. Una vez abierta tendrás lo mismo que ves en la captura 1. Haz doble clic donde señala la flecha roja para abrir tanto el formulario Carpetas, como el formulario Fotografías, y tendrás lo que ves en la captura 2.

Los botones de control que vas a crear, son los que te van a permitir moverte por todos los registros de la base de datos, e inicialmente son: “Añadir Nueva Foto”, “Siguiente Foto”, “Foto Anterior”, “Última Foto”, “Primera Foto” y “Eliminar Foto”, esos botones los crearás en el subformulario Fotografías. Y después crearás otro botón en el Formulario Carpetas que será el botón “Cerrar”.

Te voy a enseñar a crear un par de botones con el asistente, ya que el resto de botones se crean igual, solo hay que elegir las opciones correctas para cada botón en el asistente. Para empezar tienes que cambiar de la vista formulario, a Vista diseño, y para ello tendrás que hacer clic donde señala la flecha roja, en la captura 3, y después hacer clic en donde señala la flecha verde en la misma captura (la 3). Con ésta acción estarás en la vista diseño que es en donde podrás insertar los botones.       

Vamos a empezar con el primer botón que es “Añadir Nueva Foto”. Lo primero que tienes que hacer es clicar en la pestaña de la Cinta de Opciones (la barra superior) llamada Diseño.
Mira la captura 4. En ella, en el grupo Controles y señalado con una flecha verde, está el botón que activa el asistente y que tienes que pulsar para que aparezca tan pronto coloques el “Botón de Comando”, que es el que está señalado con la flecha roja. Recuerda cuando creaste los botones de comando del menú principal en la entrega anterior. Cuando veas que el botón del asistente esta pulsado, haz clic sobre el botón del control “Botón de Comando”, solo tienes que hacer clic sobre él, ya que no es necesario mantener el botón del ratón pulsado.

Sitúate en la zona que señala la flecha azul en la captura 5, y haz clic para crear el botón. No te preocupes ahora por el tamaño que ya lo ajustarás después. Tan pronto sueltes el botón del ratón, aparecerá la primera pantalla del asistente, captura 6. 

En ésta primera pantalla del asistente, deberás seleccionar en la columna “Categorías”, la categoría del botón. Como estamos creando el botón que va servir para “Agregar Foto”, seleccionamos de la lista de categorías la opción “Operaciones con registros”. Ahora nos centramos en la otra columna, la que se llama “Acciones”. En esa columna están todas las acciones disponibles para el botón, en la categoría seleccionada. Elegimos la primera de ellas, esto es “Agregar nuevo registro”, ya que eso es precisamente lo que queremos que haga el botón cuando se pulse, añadir una nueva foto a la carpeta. Hacemos clic en el botón "Siguiente" para pasar a la segunda pantalla del asistente.

En ésta nueva pantalla del asistente, captura 7, lo que tenemos que hacer es elegir que apariencia queremos que tenga el botón. Se puede elegir entre que tenga una imagen, o que tenga un texto, el que queramos. Solo hay que seleccionar la opción deseada y pasar a la siguiente pantalla del asistente. Si se quieren ver todas las imágenes disponibles, solo hay que marcar la opción “Mostrar todas las imágenes”. Yo me he decantado por poner un texto que explique lo que hace el botón, como el botón es para agregar un nuevo registro, pues le he puesto el texto “Nueva Foto”, pero como siempre cada cual es muy libre de poner lo que quiera en el botón. Incluso puede poner una imagen que esté almacenada en el disco duro, pulsando el botón Examinar. Cuando ya estemos satisfechos de la apariencia del botón, pasamos a la siguiente ventana del asistente haciendo clic en Siguiente.
La siguiente ventana, y la última, sirve para poner un nombre al botón. No confundir con el nombre que se le ha puesto en la segunda pantalla del asistente (captura 7). Ese nuevo nombre es para poder identificar al botón, en el caso de que queramos programarlo para que haga otra cosa distinta a lo que inicialmente queremos que haga, o para poder acceder al código VBA (Visual Basic Aplication) del botón, a través de su ventana de propiedades. Normalmente el nombre que propone por defecto Access suele bastar si no se quiere programar nada en él, y como éste es el caso pues dejamos el nombre que Access propone y pulsamos sobre el botón Finalizar para salir del asistente, y regresar a la Vista Diseño. Una vez que estemos en la Vista Diseño, veremos como el botón se ha insertado en el subformulario Fotografías, y que éste aparece ya seleccionado. Si le has puesto texto y la fuente no te gusta, con el botón seleccionado, solo tienes que ir a la cinta de opciones, y en el apartado “Fuentes” elegir la fuente, el color y el aspecto que más te guste para el texto. Yo he elegido para el botón la fuente Rockwell con un grosor de 11 puntos y en formato negrita. Si no tienes esa fuente instalada en tu ordenador, elige, de las que tengas, la que más te guste. Si me has seguido, con toda seguridad la fuente elegida se desbordará del botón y parte del texto no se verá. Solo tienes que redimensionar el botón hasta el tamaño adecuado, para que se vea el texto en el nuevo formato elegido. Si has seguido bien los pasos, te debería quedar algo parecido a lo que ves en la captura 8.

Para realizar el segundo botón “Siguiente Foto”, tienes que proceder de la misma forma, solo que en la primera ventana del asistente, captura 6, deberás elegir en la columna “Categoría”, la opción “Exploración de registros”, y en la columna “Acciones”, elegir la opción “Ir al siguiente registro”. Haces clic en el botón Siguiente y le pones al botón un texto descriptivo, o eliges una imagen. Lo mismo que has hecho con el primer botón, pero cambiando las acciones que quieres que haga el botón. Para éste segundo botón yo le he puesto como texto descriptivo “Siguiente Foto”, con el mismo tipo de letra y grosor que el botón anterior. Haz lo mismo con los demás botones, eligiendo la acción adecuada a cada botón, excepto el botón de “Cerrar”, ya que éste botón en lugar de ponerlo en el subformulario, hay que ponerlo en el formulario. Pero no te preocupes que ahora te explico como.

La única precaución que tienes que seguir para crear los botones, usando el asistente, es elegir en la primera ventana del asistente, Captura 6, la categoría adecuada y la acción correspondiente a lo que quieras que haga el botón. Si has seguido bien los pasos, tu pantalla se debería parecer a la que puedes ver en la captura 9, en la que se pueden apreciar todos los botones correctamente alineados. 

Para ver el efecto de la nueva apariencia del formulario, haz clic en el botón Vista formulario de la cinta de opciones, y verás algo parecido a lo que puedes ver en la captura 10, un subformulario con un aspecto más profesional y con los botones de control del subformulario debidamente colocados y totalmente operativos, solo que como no hay, de momento, ningún registro, pues seguramente no harán nada o te mostrarán algun mensaje de que esa acción no se puede llevar a cabo.

Vamos ahora con el último botón por el momento, el botón “Cerrar”, que se usará para cerrar tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías y regresará al menú principal. Vuelve a hacer clic en el botón que señala la flecha roja de la captura 3, y luego en el botón que señala la flecha verde de la misma captura, para volver a la Vista Diseño. Como todavía tendrás activado el asistente para controles, haz clic sobre el control del botón de comando (flecha roja de la captura 4) y sitúate en el formulario Carpetas y en la zona que está justo debajo del subformulario donde has creado los botones, pero fuera de él. En ese punto haz clic con el botón izquierdo del ratón para crear el botón. Te habrá aparecido el asistente, ahora busca en la cloumna de la izquierda, la que se llama “Categorías”, la opción “Operaciones con formularios”, seleccionala y en la columna de la derecha, la que se llama “Acciones”, elige la acción “Cerrar formulario”. Pulsa sobre el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente, selecciona la opción “Texto” teclea Cerrar, o elige un gráfico para el botón, lo que quieras. Haz clic en el botón Siguiente y después en el botón Finalizar para salir del asistente. Cambia el tipo de letra (si has elegido texto) al mismo formato que los botones que has creado anteriormente y sitúalo en una zona del formulario que más te agrade. Te tiene que haber quedado algo similar a lo que ves en la captura 11, es decir, fuera de donde has creado los botones anteriores.

Si vuelves a la vista formulario verás una pantalla similar a lo que muestra la captura 12, en la que puedes ver a los seis botones de control del subformulario, que solo manejan las fotos que en un futuro grabarás, y el solitario botón, por el momento, que cierra tanto el formulario Carpetas, como el subformulario Fotografías. Prueba a pulsarlo y responde “Si” a la pregunta que te hace Access, verás como la ventana se cierra y aparece el menú principal. Ahora ya se parece más a una base de datos profesional ¿a qué sí?

Si por algún motivo no aparece el menú principal, no te asustes que tiene solución. Haz clic en el botón gordo que está situado en la esquina superior izquierda y que se llama Botón de Office. Se desplegará un menú de opciones, pulsa sobre el botón Opciones de Access, que está al lado del botón Salir de Access. Entrarás en el menú de opciones generales de Access. En ese menú busca la opción Base de datos actual y haz clic sobre ella. En la parte derecha de la pantalla se mostrarán las opciones para la base de datos actual. Céntrate en el apartado Opciones de aplicación, mira la captura 13 para guiarte.

Haz clic en el botón que señala la flecha roja, y se desplegará un pequeño menú mostrando todos los formularios que tiene tu base de datos. Haz clic sobre el formulario que señala la flecha verde y cierra la ventana haciendo clic en el botón Aceptar. Access te mostrará una ventana que te dice que para que los cambios tengan efecto deberás salir de Access y volver a abrir la base de datos. Haz clic en Aceptar y cierra la base de datos. Vuelve a abrirla y verás como ahora se muestra el menú principal directamente. Y esto ocurrirá cada vez que abras la base de datos.

Por el momento ya está bien por ahora, trata de comprender lo que has estado haciendo y si tienes alguna duda ya sabes, un correito y en cuanto pueda te mando la solución. En la proxima entrega harás más botones de control pero ésta vez en el formulario Carpetas, para controlar las carpetas en lugar de las fotos. También  aprenderás a crear un informe para sacar por impresora información sobre una o varias fotos. Te adelanto que serán dos informes, basados en las consultas que ya creaste en entregas anteriores, recuerda la consulta de mostrar fotos disparadas a una determinada distancia focal, o la de mostrar fotos que se hayan disparado a una velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo. Ánimo que ya queda poco.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía