CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS FOTOGRÁFICA SENCILLA VIII

LOS INFORMES

Hola a todos y todas. En ésta penúltima entrega (la octava) de la creación de una base de datos sencilla, voy a explicar, tal y como adelanté en la entrega anterior, la elaboración de un informe que va a mostrar los datos de las fotos disparadas, a una velocidad de 1/125 avo de segundo, y que está basado en la consulta del mismo nombre que ya hiciste en la tercera entrega.

Evidentemente la presentación de la información en la pantalla hay que cuidarla para que ésta no se vea de una forma anárquica, pero si la presentación de los datos en pantalla es importante, la presentación de esos datos en el formato impreso lo es aún más si cabe. Yo soy de los que piensan que la información escrita, tiene que estar escrupulosamente presentada, más que lo que se ve por la pantalla, ya que eso dirá mucho de nosotros sobre todo si decimos que somos los creadores de la base de datos. En Access, la información impresa la representan los informes, y la creación de éstos no es tan complicada como aparentemente pueda parecer. El informe que vas a aprender a crear, va a mostrar los datos de las fotografías disparadas a 1/125 avo de segundo. Para empezar abre la base de datos (ya deberías de saber como) y cuando esté abierta lo primero que verás es el formulario que hace las veces de menú principal, y que tiene dos botones: Introducir datos/Editar y Salir.Ahora tienes que hacer clic en la pestaña Crear de la cinta de opciones, para que se muestren todas las opciones que tiene esa pestaña. Verás algo parecido a lo que muestra la captura 9. En esa captura centrate en el apartado Informes y haz clic en donde señala la flecha roja, para activar la primera pantalla del asistente para crear informes.

En ésta primera pantalla lo que te pregunta el asistente es ¿qué campos quieres incluir en el informe?, pudiendo elegir entre una o varias tablas, o una o varias consultas, o incluso de ambas. Como los campos que nos interesan para el informe, estan en la consulta Fotos disparadas a 1/125, elegimos ésta consulta en la lista desplegable Tablas/Consultas. Esto hará que en la columna Campos disponibles, se muestren los campos que tiene esa consulta. Lo siguiente es pulsar en el botón que tiene dos flechitas hacia la derecha, para pasar todos los campos a la columna Campos seleccionados, ya que el informe mostrará toda esa información. La primera pantalla del asistente quedará como ves en la captura 10.

Pulsa el botón siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda pantalla, captura 11, el asistente te pregunta como deseas ver los datos en el informe, y para ello te ofrece dos opciones. Datos por Carpetas o por Fotografías, a la derecha puedes ver una vista previa esquemática de cómo va a quedar el informe, en función de la elección. Pero dado que la forma de presentar los datos en el papel es un poco personal, lo mejor es que antes pulses en el botón Mostrar más información, y veas algunos ejemplos que Access te ofrece. Solo tienes que elegir “por Carpetas” o “por Fotografías”, para ver los ejemplos. Yo he elegido “por Carpetas”. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla del asistente.

En la tercera ventana, captura 12, lo que te pregunta el asistente es si quieres agregar algún nivel de agrupamiento para mostrar los datos en el papel. Dado que se trata de un informe que va a mostrar los datos por la velocidad de obturación de 1/125 avo de segundo, lo que he hecho ha sido elegir de la lista de la izquierda el campo Velocidad de obturación, y luego he pulsado el botón que está señalado con una flecha azul. La pantalla del asistente queda como se ve en la captura 12. Pulsa el botón Siguiente para continuar.

En ésta nueva pantalla, el asistente nos pide si queremos darle al informe algún nivel de ordenación. Aquí no hacemos nada y la dejamos tal cual. Pulsa el botón siguiente para pasar a la quinta pantalla. En ésta nueva pantalla, captura 13, el asistente te pide que le des al informe una distribución de los datos a imprimir y la orientación del papel. Aunque en la captura aparece seleccionado la orientación vertical del papel, yo he seleccionado Horizontal, ya que la información entra mejor en  el papel de forma apaisada, y así no hay que estar haciendo demasiados ajustes. Pero como lo considero algo personal, es mejor que cada cual experimente con las opciones de Distribución y Orientación del papel. Cada vez que se selecciona una opción, el grafico de la izquierda va cambiando, por lo que puede ayudarte a elegir una distribución. Si cuando llegues al final del asistente no te gusta como queda el informe, tienes dos opciones: 1º Lo borras y empiezas de nuevo con el asistente y 2º. Lo dejas tal y como te lo ha dejado el asistente y sobre él comienzas a modificarlo, lo que prefieras. Personalmente, en ésta pantalla, suelo usar siempre la distribución En pasos, y si algo no me convence de cómo queda, lo ajusto de forma independiente. Lo que si es importante es que marques la casilla que señala la flecha roja de la captura 13, de ésta forma fuerzas a Access a que meta todos los campos en la misma página. Pulsa Siguiente para pasar a la sexta pantalla. 

Ésta nueva pantalla es para que elijas el color y el aspecto final del informe, ya que en función de lo que selecciones aquí, el formato del texto impreso, así como su color, cambiará. Como siempre y dado que se trata de un asunto de aspecto, que cada cual elija el que más le guste. Yo he elegido el aspecto Concurrencia de todos los que vienen en la lista. Cuando hayas elegido uno que te guste, o que se acomode a tus gustos, pulsa Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. Aquí solo tendrás que darle al informe un título, el que quieras, yo le he llamado Fotos a 1/125 avo, y elegir entre si quieres ver el informe en vista diseño, o en vista previa. Por defecto está señalada la opción vista previa, así es que deja la opción por defecto para ver como te queda el informe. Si algo no te gusta, puedes elegir la vista diseño desde la pestaña Inicio y después hacer clic en el primer botón de la izquierda de la cinta de opciones, el que se llama Ver.

Pulsa el botón Finalizar, para que el asistente comience la creación del informe, y en unos instantes te lo mostrará. Si todo ha ido bien, tendrás un informe parecido a lo que muestra la captura 14. Claro está que dependerá del aspecto que le hayas dado al informe. Evidentemente ahora, no sale nada porque no hay datos en la base de datos. Si quieres ver como quedaría la distribución de la información, solo tienes que teclear algunos datos para ver el efecto. Como siempre si quieres cambiar el color, el formato o el tipo de letra, solo tienes que acceder al informe en su vista diseño, y desde ahí recolocar, cambiar o ajustar lo que quieras, o lo que esté mal. Recuerda como cambiaste el aspecto de los campos en la entrega de los formularios, porque en los informes se hace de la misma manera. Si después de todos los cambios estás satisfecho con el aspecto del informe, ciérralo y a la pregunta de si quieres guardar los cambios, contesta “Si”.

Para terminar ésta octava entrega, vas a poner un botón en el formulario Carpetas, que se encargue de mostrar una vista previa del informe recién creado, para así, desde esa vista previa, poder imprimirlo. Para ello abre el formulario Carpetas en vista diseño, que a éstas alturas ya debes de saber como hacerlo. Una vez abierto, tendrás en tu pantalla lo que muestra la captura 15. El botón que vas a crear lo vas a situar en la zona que está rodeada por la elipse roja, al lado de los botones que ya existen.

Para que los botones quepan sin problemas, recuerda que son dos informes los que vas hacer, selecciona todos los botones que ya tienes en el formulario, haciendo clic sobre cada uno de ellos, mientras tienes presionada la tecla Mayusculas. Cuando estén seleccionados los cuatro botones, desplázalos hacia la izquierda hasta dejarlos como muestra la captura 16, en la que rodeados por una elipse azul, los botones los he desplazado a la izquierda y un poco hacia arriba. De ésta forma ya tenemos el sitio suficiente para insertar dos botones más. Primero vamos a insertar el que muestra una vista previa del informe recién creado. En la entrega siguiente haremos el otro botón.

Sin salir de la vista diseño, haz clic en donde señala la flecha roja de la captura 17, asegurándote que el botón del asistente (flecha azul de la captura 17) esté activado. Haz clic a la derecha del botón Eliminar Carpeta del formulario, para que arranque la primera pantalla del asistente para controles.

Aparecerá la primera pantalla del asistente para botones de comando. Captura 18. En ésta primera pantalla hay que seleccionar, en la columna Categorías, la opción Operaciones con informes. Y en la columna Acciones, la opción Vista previa del informe, tal y como muestra la captura 18. Pulsa el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. En ésta segunda ventana tienes que elegir que informe quieres que el botón muestre en la vista previa, como solo tienes un informe creado, solo tienes que hacer clic en el botón Siguiente para pasar a la tercera pantalla.

En la tercera pantalla, captura 19, tienes que elegir si quieres que el botón muestre un texto o una imagen. Yo he elegido un texto y he escrito  Vista 1/125 avo, pero cada cual es muy libre de poner en el botón lo que más le guste. Haz clic en Siguiente para pasar a la última pantalla del asistente. En ésta última pantalla haz clic en Finalizar para salir del asistente.

Ahora solo tienes que elegir el mismo tipo de letra y formato que tienen los otros botones, para dejarlo tal y como ves en la captura 20. Por cierto que para poder crear dos líneas de texto en el botón, y dejarlo como ves en dicha captura, solo tienes que posicionar el cursor entre la palabra Vista y 1/125 avo, después mantén pulsada la tecla Ctrl y pulsa la tecla Intro. Solo queda que pruebes el funcionamiento del botón, para ello cambia a vista formulario y presiónale, verás como el informe aparece ante tus ojos y desde la vista previa ya podrás imprimirlo, si quieres, pulsando el botón Imprimir que está en la Cinta de Opciones. Para cerrar la vista previa, pulsa sobre el botón rojo con el aspa blanca que está a la derecha de la Cinta de Opciones. Al final de todo tendrás, en el panel de exploración de la base de datos, un objeto más tal y como puedes ver en la captura 21.

La próxima entrega será la última y en ella aprenderás a crear el otro informe y su correspondiente botón, y lo harás, si quieres claro, exactamente de la misma manera en que has creado éste informe y su botón. Y ya sabes que si tienes alguna duda, o pregunta, no tienes nada más que enviarme un correo electrónico y con mucho gusto te aclararé las cuestiones que quieras plantearme. Hasta la próxima.

Ángel Tejedor

Un aficionado a la fotografía